min lesetid
Advance og turnéplanlegging
En god advance handler om å avdekke behov, avklare forventninger og løse utfordringer før showdagen.
Av Anne Amundsen Myrseth og Henrik Sandnes
i samarbeid med
Kulturrom
Sist oppdatert:
Intro
Advancen er dialogen mellom spillested og artist/crew, der all praktisk informasjon samles og avklares i forkant av en konsert. Målet er at alle involverte skal være forberedt – og at mest mulig er løst før bandet står på døra.
Begrepet advance betyr nettopp «på forhånd», og denne arbeidsformen er helt avgjørende for en god produksjon. Jo tidligere behov, utfordringer og forventninger avdekkes, desto mindre tid brukes på krisehåndtering på selve showdagen. God advance skaper forutsigbarhet både for spillested og artist.
Denne guiden er utarbeidet av Anne Amundsen Myrseth (Sentrum Scene, Øyafestivalen, by:Larm) og Henrik Sandnes (CC Cowboys, Senjahopen, Riksscenen) i samarbeid med Kulturrom, og bygger på mange års erfaring fra turnéplanlegging og produksjon.
Kulturrom
Kulturrom er tilskuddsordningen for teknisk utstyr og lokaler. Kulturrom skal bidra til at det finnes øvingslokaler og gode tekniske vilkår for fremføring av musikk, dans og teater over hele landet.
Viktige dokumenter
For å vite hvor du skal begynne, er det avgjørende at både spillested og artist har utarbeidet sine grunnlagsdokumenter: venue spec og rider. Advancen starter med at disse dokumentene utveksles mellom partene.
Når venue spec og rider er delt, har begge sider et felles utgangspunkt. Da kan man begynne å lage en plan som forener behov, krav og praktiske forutsetninger.
Trenger du mer om hva disse dokumentene bør inneholde? Se våre guider om teknisk rider og hospitality rider og hva du må ha på plass når du skal arrangere konsert.
Advance-prosessen
Dersom vi skal skissere gullstandarden for en god advance-prosess, kan den se slik ut:
-
Oppstart skjer i god tid, ofte minst én måned før showdag. Venue specs og artistens rider utveksles tidlig, slik at dialogen kan begynne.
På venue tar en dedikert prosjektleder over konserten fra booker og starter planleggingen.
-
Det skal være enkelt å få tak i riktig person. Som regel er en agent involvert, ellers går dialogen direkte mellom venue og produksjonsleder (PM) og/eller turnéleder (TM).
- TM håndterer alt knyttet til catering, ankomst, hotell, interntransport og eventuelle runners.
- PM svarer for produksjon: rigg, lydsjekk, crewbehov, sikkerhet og oppsett.
Prosjektlederen på venue får raskt et overblikk over dagen og kan begynne å planlegge gjennomføringen.
-
Mye av advancen dreier seg om hvordan venue sine tekniske fasiliteter matcher artistens produksjon.
Det er viktig å huske at mye kan forhandles: miksermerker, lamper, mikrofoner, romløsninger og scenestørrelse. Det avgjørende er at avklaringer tas i forkant. Når man er enige, bør eventuelle avvik fra rider dokumenteres skriftlig.
-
Dersom produksjonen krever innleid utstyr, bør prosjektlederen hente priser tidlig og avklare tydelig hvem som dekker hvilke kostnader. Dette reduserer risiko for konflikt på showdag.
Ved større produksjoner kan dialogen bli svært teknisk. Da må prosjektlederen vurdere når det er riktig å koble inn fagpersoner som venue sin tekniske sjef. Du skal ikke være ekspert, men du må vite når du trenger eksperthjelp. Spør heller én gang for mye enn én gang for lite.
-
Avklar tidlig hvordan artisten reiser, og hvor de kommer fra.
Reiser de i buss (eller flere), må parkering og innlasting planlegges i forkant – helst rett utenfor venue. Bussen trenger som regel strøm, så avklar om de trenger 16A (shuko) eller 32A CEE/trefas, og informer tidlig om hva venue tilbyr.
Det er også lurt å sjekke hvor de spiller dagen før for å estimere ankomsttid. Dette påvirker når venue må ha tilgang på crew og når catering bør være klart.
-
Når advancen tar form, må prosjektlederen planlegge all bemanning – både internt og eksternt.
Produksjonen vil trenge husteknikere på lyd og lys, samt bærehjelp. Antallet avhenger av hvor mye utstyr som skal inn og ut. Selv om bandet har egne teknikere, må venue normalt stille med minst én systemtekniker på lyd og én på lys, i tillegg til arrangementsansvarlig/artistvert.
Øvrig venue-bemanning (servering, sikkerhet, garderobe) beregnes ut fra forventet publikumstall og arrangementstype.
Sikkerhet og risikovurdering
Sikkerheten på venue – for publikum, artist og ansatte – er også prosjektlederens ansvar. Derfor bør det gjøres en risikovurdering på alle arrangement, enten det er en rolig visekonsert på en søndag eller en utsolgt hiphop-kveld på lørdag. Det er en rutine som aldri er unødvendig.
Basert på ulike risikofaktorer vurderer man sannsynlighet og konsekvens, og utarbeider nødvendige tiltak. Her er noen typiske eksempler:
| Risiko | Tiltak |
|---|---|
| Det er forventet et veldig ungt publikum, til tross for 18-årsgrense. | Ekstra vakthold i døra som sjekker ID, baren selger ikke sprit, og kun én enhet per person. |
| Konserten er på en lørdag og publikum er kjent for å være utagerende. | Justere åpningstid og konsertslutt til tidligere enn normalt, og melde inn arrangementet til politiet slik at de er orientert. |
| Publikum forventes å være godt voksne, og flere har meldt inn fysiske skavanker/vansker med å stå lenge. | Ha ekstra møblering og stoler tilgjengelig ved behov. |
| Artisten bruker pyrotekniske effekter i sceneshowet. | Dedikere en «brannvakt» som overvåker varslingsanlegget, få settliste med markerte avfyringer, øke scenevakthold under effektene, og sørge for vannbøtter og slokkeutstyr nær scenen. |
Produksjonsplan
Etter hvert som advancen utvikler seg, sitter du på mye informasjon som må være samlet og tilgjengelig. Da er produksjonsplanen nøkkelen.
En produksjonsplan fungerer som både oppsummering og sjekkliste for hele advancen, og brukes av alle som jobber med arrangementet – prosjektleder, teknikere, sikkerhet og arrangementsansvarlige.
Planen bør samle alt: tidsplan for dagen, bemanning, mat og rider-punkter, parkering, tekniske behov og risikovurdering. Det finnes ingen fasit for oppsettet, men et oversiktlig Excel- eller Google Sheet-skjema er et godt sted å starte.
Ønsker du mer faglig fordypning i teknikk og konsertproduksjon, kan du også se ressurser fra Kulturrom og Norske Kulturarrangører underveis i arbeidet.
Oppsummering
- God advance handler om å få oversikt og avklare behov i god tid før konsertdagen.
- Tidlig og tydelig kommunikasjon mellom venue, agent, PM og TM legger grunnlaget for en smidig produksjon.
- En grundig risikovurdering gjør arrangementet tryggere for både publikum, crew og artist.
- En produksjonsplan samler all informasjon i ett dokument og gir hele teamet nødvendig oversikt.
- Klare avtaler om teknikk, bemanning, parkering og logistikk forhindrer misforståelser og sparer tid på showdag.
Gi oss tilbakemelding!
Dersom du oppdager feil, har kommentarer eller innspill, hører vi mer enn gjerne fra deg!
hei@musikkontoret.no
Forbehold
Vi jobber hardt for å levere innhold som til en hver tid er oppdatert og riktig. Det kan likevel hende at artikler på Musikkontoret.no inneholder feil og mangler.
I slike tilfeller står ikke Musikkontoret ansvarlig for eventuelle utfordringer eller problemer dette måtte forårsake.
Relatert innhold
Hvordan skape bedre rom for musikk?
Hva skal til for at flere kan føle seg hjemme i kulturlivet? Her får du konkrete grep for å gjøre rommet mer inkluderende – fysisk, sosialt og digitalt.
Hvordan kan festivaler samarbeide for smartere drift?
Å arrangere en festival er en stor jobb, men du trenger ikke gjøre alt alene.
Slik lager du en bærekraftig turné med mindre arrangører
Hvordan får du en turné til å gå opp økonomisk, logistisk og kunstnerisk når du jobber med mindre arrangører?