Advance og turnéplanlegging

Avdekk behov og utfordringer i forkant.

Advancen er en prosess og en dialog som føres mellom en representant for spillestedet og en representant for artisten eller bandet.

Av Anne Amundsen Myrseth og Henrik Sandnes

I samarbeid med

Kulturrom

Sist oppdatert: 18. mai, 2022

Intro

Ordet advance direkte oversatt betyr på forhånd eller i forkant, og det er akkurat den måten vi ønsker å jobbe på når vi jobber med advance.

Det handler om å i størst mulig grad avdekke behov og utfordringer i forkant – altså før selve showdagen kommer og bandet står der, for at både spillested og band/artist skal være mest mulig forberedt på det som møter dem.

Denne guiden er utarbeidet av Anne Amundsen Myrseth (Sentrum Scene, Øyafestivalen, by:Larm) og Henrik Sandnes (CC Cowboys, Senjahopen, Riksscenen) i samarbeid med Kulturrom.

Kulturrom

Kulturrom er tilskuddsordningen for teknisk utstyr og lokaler. Kulturrom skal bidra til at det finnes øvingslokaler og gode tekniske vilkår for fremføring av musikk, dans og teater over hele landet.

Besøk Kulturrom

Viktige dokumenter

For å lettere vite hvilken ende man skal begynne i, er det altså veldig nyttig om både spillestedet og artisten har utarbeidet følgende dokumenter: venue spec og ridere. Advancens startskudd er dermed å opprette kontakt med den andre siden for å utveksle disse dokumentene.

Dermed har man fått masse nyttig info og kan begynne å jobbe for en plan der innholdet i de to dokumentene kan forenes.

Advance-prosessen

Dersom vi skal skissere gullstandarden og ønskesituasjonen når det kommer til en god prosess for advance, vil den utarte seg som følger:

Sikkerhet og risikovurdering

Sikkerheten på venue, både for artist, ansatte og publikum, er også prosjektlederens ansvar å planlegge for å gjøre vurderinger på. I denne forbindelse vil vi anbefale å gjøre en risikovurdering på alle arrangement, både visesangeren på en søndag og den verste hiphop-gjengen på en utsolgt lørdag.

Dette viser seg å være en rutine som aldri er overflødig. Basert på ulike faktorer, lager man en konklusjon på grad av risiko forbundet med arrangementet og sier noe om nødvendig tiltak i denne forbindelse.

Eksempel på risikofaktorer med tilhørende tiltak kan være som følger:

Risiko Tiltak
Det er forventet et veldig ungt publikum til tross for at konserten har 18 års aldergrense. Ekstra vakthold i døra som sjekker ID, baren selger ikke sprit og kun én enhet per person.
Konserten er på en lørdag og publikum er kjent for å være utagerende. Vi justerer åpningstid og konsertslutt så man avslutter noe tidligere enn normalt og melder inn arrangementet til politiet slik at de vet hva som skjer og kan være litt obs i området.
Vi forventer et godt voksent publikum og mange har meldt inn fysiske skavanker/vanskeligheter med å stå i kø lenge. Vi har ekstra møblering og stoler tilgjengelig når publikum spør.
Artisten har med seg pyrotekniske effekter som en del av sceneshowet sitt. Vi bemanner med en dedikert «brannvakt», som følger med på brannvarslingsanlegget dersom det skulle reagere på effektene, får en settliste fra artist der avfyringene er markert og har ekstra scenevakthold under avfyring, samt vannbøtter og tilstrekkelig slokkeutstyr i umiddelbar nærhet av scenen.

Produksjonsplan

Etter hvert som advancen utvikler seg, sitter du med ganske mye info og den lønner det seg å samle et sted.

Her kommer produksjonsplanen inn i bildet.

En produksjonsplan er et dokument som blir en slags oppsummering og sjekkliste for alle sider av advancen og vil fungere som et verktøy både for deg og øvrige som skal jobbe med arrangementet, for eksempel teknikere og arrangementsansvarlige.

Produksjonsplanen samler alle tråder, avtaler og planer utarbeidet i advancen. Alt fra tidsplanen for dagen, hvor mange teknikere du skal ha på jobb, hva og når bandet skal spise, hvor bussen skal parkere og risikograd, for å nevne noe.

Her finnes ingen fasit på oppsett.

Det beste er å lage et oppsett som gir mening og fungerer i praksis for deg, men et oversiktlig Excel-skjema kan være et behagelig sted å begynne.

Nyttige lenker