Hvordan kan festivaler samarbeide for smartere drift?

Før dere inngår samarbeid, er det viktig å få oversikt over hva festivalen din har og hva dere trenger. Start med å lage en intern oversikt over ressurser.

Har dere for eksempel en scene som kunne vært brukt av andre? Kanskje har dere telt eller backstagemøbler som ligger ubrukt i perioder? Det samme gjelder teknisk utstyr – mye av det kan være kostbart, men er samtidig sjelden i bruk.

Når behov og ressurser er kartlagt, kan dere begynne å se på hvilke festivaler dere kunne samarbeidet med. Noen festivaler kan ha et overskudd av utstyr eller avtaler med leverandører som gir gunstige vilkår. Gjennom samarbeid kan flere aktører få tilgang til det som trengs, uten at hver enkelt må investere i alt på egen hånd.

Man kan dessuten få gunstige vilkår/avtaler hos leverandører om man er flere arrangører som går sammen om avtalen.

Mange festivaler har allerede erfart at det er mye å hente på å dele ressurser.

Eksempler på dette inkluderer:

Når dere vet hva dere trenger og hva dere kan bidra med, er neste steg å finne andre festivaler som det gir mening å samarbeide med. Start med å se lokalt – det er ofte enklest å dele ressurser med festivaler i geografisk nærhet. Festivaler som arrangeres i ulik tidsperiode kan også være aktuelle samarbeidspartnere, siden de kan ha utstyr som ellers ville stått ubrukt.

For å komme i kontakt med relevante aktører kan det være lurt å delta på bransjearrangementer eller ta kontakt med Norske Kulturarrangører (NKA). NKA jobber aktivt for å styrke samarbeidet mellom arrangører og kan være en verdifull ressurs for festivaler som ønsker å dele på utstyr og kompetanse.

Et godt samarbeid handler ikke bare om å dele ressurser, men også om å bygge relasjoner og tillit. Åpen dialog, tydelige avtaler og felles mål kan bidra til at samarbeidet blir vellykket og langvarig.

Når festivaler deler utstyr eller tjenester, er det viktig å ha klare avtaler. Dette forhindrer misforståelser og sørger for at alle parter er enige om ansvarsfordeling og betingelser. En god avtale bør ta hensyn til både praktiske og økonomiske aspekter.

For eksempel bør det defineres hvem som eier utstyret, hvem som har ansvar for vedlikehold, og hvordan eventuelle skader eller tap skal håndteres. Det kan også være lurt å avtale hvordan utstyret skal transporteres og lagres mellom festivalene, slik at det ikke oppstår uklarheter underveis.

Hva bør en samarbeidsavtale inneholde:

• Hvem som eier hva og hvem som har bruksrett.
• Hvordan kostnader og vedlikehold fordeles.
• Hva som skjer ved skader eller tap av utstyr.
• Eventuelle forsikringer og ansvarserklæringer.
• Hvordan samarbeidet evalueres og eventuelt fornyes.

Å dele utstyr er ikke bare økonomisk smart – det er også bra for miljøet. Mindre transport, færre nyinnkjøp og mer gjenbruk betyr lavere utslipp og mindre avfall. Mange festivaler har et økende fokus på bærekraft, og samarbeid om utstyr er en konkret måte å gjøre driften mer miljøvennlig på.

Bærekraft handler ikke bare om å kutte kostnader, men også om å gjøre bevisste valg som reduserer festivalens miljøavtrykk. For eksempel kan man velge å bruke materialer av høy kvalitet som varer lenger, fremfor engangsprodukter. Man kan også satse på mer energieffektivt utstyr og samarbeide om løsninger for avfallshåndtering og transport.

Ved å inngå samarbeid med festivaler som har like bærekraftsmål, kan man finne gode løsninger sammen og samtidig styrke festivalens miljøprofil.

Les mer om miljøarbeid og -tiltak for arrangører i NKAs Arrangørwiki.

For å komme i gang med et samarbeid, bør dere først kartlegge hva dere har tilgjengelig og hva dere har behov for. Deretter kan dere ta kontakt med andre festivaler, enten direkte eller gjennom bransjenettverk som NKA.

Samtalene bør dreie seg om mulige samarbeidsmodeller, og det kan være lurt å teste ut mindre løsninger først for å se hvordan det fungerer i praksis. Når samarbeidet er i gang, vil erfaringene dere gjør bidra til å utvikle nye, mer effektive måter å jobbe sammen på.

Jo flere som samarbeider, jo mer kan dere spare – både tid, penger og miljø.