Noen eksempler på alternative venuer kan være TV-opptreden, konsert på trikken, event for et firma og minikonsert i en platebutikk. Den vanligste av disse er kanskje festivaler. Vi vil derfor se litt nærmere på ulikheter i forhold til konsertproduksjon i forbindelse med festivaler. Mye av det samme vil gjelde andre alternative, midlertidige konsertvenuer.

For mer inngående informasjon kan håndboken «Teknisk festivalproduksjon» lastes ned gratis fra Kulturroms nettsider.

Denne guiden er utarbeidet av Anne Amundsen Myrseth (Sentrum Scene, Øyafestivalen, by:Larm) og Henrik Sandnes (CC Cowboys, Senjahopen, Riksscenen) i samarbeid med Kulturrom.

Ordet advance direkte oversatt betyr på forhånd eller i forkant, og det er akkurat den måten vi ønsker å jobbe på når vi jobber med advance.

Det handler om å i størst mulig grad avdekke behov og utfordringer i forkant – altså før selve showdagen kommer og bandet står der, for at både arrangør og band/artist skal være mest mulig forberedt på det som møter dem.

Advance på festival

Advance-arbeid knyttet til festival har en litt annen form enn for venue, nettopp fordi utgangspunktet er forskjellig.

Festival er som regel et sted/lokasjon/venue som bygges opp for anledningen og ikke et eksisterende sted med fungerende infrastruktur, fasiliteter osv. Er det en nyoppstartet festival, vil mange av rammebetingelsene og logistiske utfordringer være uvisse helt fram til avvikling, mens festivaler som har eksistert noen år har bygget opp erfaringer og rutiner for hvordan ting funker på sin arena.

Alle festivaler har ulik arena og dermed ulik infrastruktur, så her er ingen fasit, men de store linjene gjelder for alle. For eksempel er ikke nødvendigvis tekniske spesifikasjoner satt på forhånd, men utarbeides etter hvert som artistene kommer på plass for at man skal kunne tilpasse oppsettet og behovene til de som skal spille.

Det bør imidlertid allerede i bookingprosessen skisseres et utgangspunkt for hvor man vil legge seg størrelsesmessig og økonomisk, så man ikke ender opp med å booke artister med produksjoner man ikke har kapasitet, penger eller plass til å ta imot.

Når de tekniske spesifikasjonene er noenlunde satt, bør dette inkluderes i et informasjonsskriv som sier mest mulig om alle områder som påvirker festivalen, og det er dette vi starter advancen med.

Festivalinformasjonen, festivalens «venue spec», bør foruten de tekniske spesifikasjonene også inneholde opplysninger om:

På en festival med flere artister på samme scene hver dag, vil billingen, dvs. rekkefølgen man spiller, ha en del å si for hvor hvilke behov som blir prioritert og tatt hensyn til, og for hvem festivalen setter begrensninger for.

Hierarkiet sier at headliner (altså de som spiller sist) får førsteprioritet på tid, plass og utstyr. Dernest nest siste band osv., osv. For eksempel er det svært sjelden man har tid og mulighet til å gjøre lydsjekk på alle band på en scene på festival. Her vil headliner prioriteres før dørene åpner for publikum, mens øvrige må klare seg med en linjesjekk i changeover.

Avhengig av størrelsen på festivalen, og dermed også på scenen, definerer festivalen en del spilleregler for artistene.

En variant er for eksempel å booke alle på generisk festivalbackline, dvs. at alle band må dele backlinen som festivalen supplerer på scenen, ofte fordi det verken er plass eller tid til å endre på dette underveis (f.eks på by:Larm eller andre showcase-festivaler).

Alternativt på større festivaler kan man oppfordre til det motsatte, nettopp at alle band må stille med sin egen backline, for å slippe denne kostnaden. Dette fordrer imidlertid mye større fleksibilitet og produksjonsplass på den aktuelle scenen, slik at man kan rigge opp et til flere band på bakscenen parallelt med at et annet band står på scenen og spiller osv.

Tidsplanen er en stor og viktig del av festivalens produksjonsplan, og er mindre fleksibel enn på venue.

For å få logistikk og lyd til å gå opp med både mange artister og kanskje flere scener, er settlengde i stor grad satt på bookingplan. Så tidsplanen definerer hvor lenge hvert band spiller og hvor lang tid det er imellom (changeover).

Her er det viktig å holde tiden og ikke bli forsinket da det kan påvirke resten av dagen og de andres settid.

Er festivalen utendørs, er sannsynligheten også stor for at curfew (altså når det må være stille) er veldig streng med tanke på naboer og lydlekkasje, dermed har man ikke råd til å gå over tida.

Som produksjonsleder for en festival har du også ansvar for bemanningen på scenene.

Der det er naturlig at leverandøren som er ansvarlig for scene, lyd og lys stiller med tekniker, bør du bemanne med en scenemester og et scenecrew.

Scenemesteren (stage manager) er din utstrakte hånd på scenen og ansvarlig for avviklingen av tidsplanen, få band og utstyr av og på i tide. Denne personen bør være profesjonell/ha en del erfaring med lignende arbeid og være betalt, scenecrewet kan derimot være frivillige – men gjerne med noe forkunnskaper.

I tillegg til scenecrewet, er det vanlig å ha en bandkontakt for hvert band, altså et menneske artistene kan kontakte på dagen for alle mulige småting som akkreditering, transport e.l. Dette kan også være en frivillig.

Også på festivalen må man lage produksjonsplan, og her kan det være nyttig å lage to versjoner: Én generell som vil være felles for alle artistene som spiller på samme scene samme dag, og én for hver enkelt artist.

Den første trenger ikke være fullt så detaljert. Det kan være nok at den har tidsplanen for dagen for alle band/artister og de viktigste kontaktpersonenes info og denne kan sendes ut sammen med festivalinfo og spec på et relativt tidlig tidspunkt.

Videre kan en ny plan for hvert enkelt band/artist lages og sendes ut når man begynner å nærme seg festivaldato. Denne inneholder kun relevante tider for den enkelte artisten, og fungerer igjen som en slags oppsummering av advancen, samt inneholder kontaktinfo på bandkontakten.