— Ingenting koster mer enn nedetid

Det finnes mange betalingsløsninger i dag, med ulike fordeler og ulemper. Hva er det viktig for deg som arrangør å sette deg inn i? Føles det vanskelig å få oversikt?

Musikkontoret har snakket med to av de største leverandørene av betalingsløsninger i Norge for å få svar.

Jeg lurer på om det har noen praktisk betydning for arrangør om festivalgjesten bruker Visa eller Mastercard når de skal kjøpe øl eller merch.

— Korttyper og deres betingelser finnes det mange av, der det som festivalarrangør nok kan være en jungel å navigere i. Innløsning må kobles til bedriften som driver festivalen. Som igjen har sine egne betingelser, søknadsfrister og oppgjørstider. Jeg tenker en god leverandør hjelper arrangøren med dette. Som sagt tidligere ville jeg først bare sørget for BankAxept. Da er man på god vei, sier Øvland.

Hva med Vipps? Er det noe som blir faset ut?

— Nei, jeg tror aldri Vipps kommer til å bli faset ut - for alle har Vipps. Det som er utfordringen med Vipps i kassa er at det tar litt for lang tid å gjøre den transaksjonen. I en vanlig butikk spiller det ingen rolle om du bruker noen sekunder ekstra eller et halvt minutt for å fullføre den transaksjonen, men på en festival hvor en har et enormt trykk for å få unna i visse perioder, blir Vipps en treghet, mener Olafsen

Arenadesign og nettverk

Anders forteller at noen av de største kundene deres ofte ønsker tilstedeværelse fra Betala under arrangementene.

— Da bistår vi kundene med råd og vink, kanskje spesielt innenfor dette med nettverk. Det er utfordrende der det kanskje ikke er mye folk fra før, og så skal de ha en stor festival eller en stor konsert hvor det kommer mange tusen. Da kan både 3G-, 4G- og 5G-nettet ikke være godt nok og da må man ha andre type nettverksalternativer så ikke utstyret går til reserveløsning. Det blir en stor treghet. Det er også regler for hvor lenge en terminal skal forsøke å treffe kortinnløser for å kunne kjøre en reserveløsning. Det er ofte mange sekunder og det er for lang tid. Hvis du kjører et kredittkort så er det heller ikke lov å bruke reserveløsning. Da må det være «live».

Kan en risikere å ikke få godkjent betalinger med kredittkort, og miste inntekten, dersom for eksempel staben eller frivillige ikke er godt nok opplært?

— Det kommer selvfølgelig helt an på hvor godt opplært de som står i kassen er, men jeg vil nok tro at det kan være noen mørketall der, hvor kunden egentlig ikke har betalt i det hele tatt. Derfor er grunnleggende opplæring særs viktig, sier Anders.

Hos Espos er de ifølge Johannes opptatt av å imøtekomme festivalens behov.

— Vi har en veldig stor kundeportefølje med godt over hundre festivaler i 2023. Alt i fra de store som Tons of Rock og Øya til de aller minste, alle godt spredt rundt i hele Norge. Noen har salgsutfordringer og ønsker at vi sammen med dem ser på for eksempel arenadesign. Andre sliter med nettverk og trenger ekstra bistand på dette.

For selve gjennomføringen handler det om at kundene skal få god opplæring i systemene. slik klarer de fleste seg helt på egen hånd uten at Espos trenger å bistå.

— Normal prosess er da at etter man har landet antall kasser, vurderer om de trenger at vi er til stede eller ikke. At kunden får innlogg til våre systemer samt opplæringsmateriell. De oppretter her selv brukere og setter opp produkter. De får også egne videolinker der en film lærer opp både frivillige og barsjefer/bodledere til å bruke vårt system.

Trender

Øvland peker på flere trender Espos har merket seg i forespørslene fra arrangørfeltet: Kompleksitet i tilbud fra festivalene, et økt fokus på data og analyse, samt miljøvennlige løsninger.

— Det vi leverer er ikke lenger bare en kasse der man kan betale. Kunden ønsker løsninger som er mer lik det man finner på restauranter, med VIP-avdelinger der man har egne bordserveringsløsninger og digitale bonger.

— Data og analyse er jo vært en trend man har sett litt over tid. Det er jo en slags konsolidering i bransjen, hvor få aktører eier flere festivaler. De er veldig opptatt av å optimalisere salg, og et viktig verktøy da er data. Så tiden er litt forbi der en aktør/bod får lov til og ha sitt eget kassasystem. Alle skal ha festivalens kasser så data er ivaretatt. I tillegg skal leveransene være så miljøvennlige som mulig.

For Olafsen i Advania er kravet om mobilitet og enkel funksjonalitet en tydelig trend, i tillegg til et økende fokus på bærekraft.

— Jo mindre og enklere utstyret, jo lettere er det å kunne flytte det rundt i forskjellige barer. Hvis du setter opp fire barer, for eksempel, og så er det to av barene det er helt vanvittig trykk i, mens det er to andre som kanskje er plassert litt feil. Da kan du ta noe av utstyret og flytte til de to andre barene veldig enkelt, uten å måtte dra ut masse strømkabler og styr. Man kan bare ta med seg boksen og gå bort og begynne å ta betalt. Det er en stor fordel.

— Kravet til funksjonalitet i en kasse på en festival er ofte ikke så stort som det er for en vanlig butikk. De har mye krav til hva de skal kunne gjøre med en transaksjon, men for en festival er det ofte å ta betalt så fort som overhodet mulig slik at neste gjest kan få komme til og kjøpe en øl eller et glass vin, eller hva det måtte være. Så det er hastighet det går mye på. Og da må utstyret være enkelt å bruke, gjerne kun et skjermbilde hvor du har alle funksjonene du skal bruke.

Han legger til:

— Det er også stadig flere arrangører som stiller krav rundt bærekraftige løsninger og krav til at vi skal dokumentere hvordan vi jobber med ESG i egen virksomhet. Dette er veldig bra og det er på høy tid at vi løfter blikket og får med hele verdikjeden – langt utover det å redusere antall papirkvitteringer.

Optimalisering

De fleste som har besøkt en festival - enten i Norge eller i utlandet - har nok opplevd å stå i kø for å kjøpe øl. Hvilke grep tar de to selskapene når det gjelder optimalisering for å få unna køene?

— Vår jobb i Betala er jo å sørge for at utstyret kunden får er så raskt som overhodet mulig. Der er det flere faktorer som spiller inn. Oppbyggingen av systemet, hvor mange tastetrykk for å få solgt en øl, eksempelvis. Det optimale er to trykk. Trykke «øl» og trykke «kort», så er du ferdig. Og så har du nettverk. Altså sørge for at nettverket er på plass, at du har 4G- og 5G-dekning. Er du en stor festival har du ofte nettverksdekning så du kobler til utstyret på en fiberlinje. Det siste er opplæring av de som står i kassen. Når de tre tingene funker, og det fortsatt er lang kø, da har du for få kassepunkt, tenker jeg, sier Anders.

Han legger til at utfordringen for uerfarne arrangørene ofte er å bestemme seg for hvor mange kassapunkt de trenger.

— Det er ganske vanskelig. Vi prøver å rådgi så godt vi kan, men det er syvende og sist kunden som tar beslutningen på hvor mange kassepunkt de trenger. Og jeg tror at ofte når gjesten opplever at det er kø, så er det ikke kassasystemet sin feil. Så lenge ikke nettverket er nede. Men det er kanskje måten baren er plassert på, eller at det ikke er nok punkter å ta imot betaling på. Ofte står det én og trykker på kassa, og mange bak og tapper øl, så det går ganske fort. Gjengen som har hatt tilstedeværelse hos oss i sommer har sett at det går veldig bra på mange festivaler, men har også hoppet inn og hjulpet til i baren. Det er jo bedre enn å stå å se på. Det handler om å få unna trykket. Men utfordringen er gjerne at det er pauser mellom konsertene og da skal alle i baren. Akkurat det er utfordrende for alle arrangører.

Øvland i Espos forteller at de sitter på mye data som de bruker som base for å gi innspill til kundene sine.

— Selger dere som forventet per hode? Hvordan presenterer dere innen de forskjellige kategoriene? Er salget raskt nok i barene? Vi kan gjennom vår massive databank og sammenligne den aktuelle kunden med andre sammenlignbare kunder.

Han påpeker at sammenligningskundene forblir anonyme og at Espos ikke deler spesifikk kundedata.

— På denne måten har vi et grunnlag der vi kan se om det finnes avvik man bør se på. En ting her kan være selve designen på arenaen. Andre ting kan være utvalg i barene, prising på produkter eller opplæring av frivillige. Eller eksterne faktorer som leverandørproblemer, besøkstall eller vær. Arenadesign er viktig, og noe vi da kan komme med innspill på dersom vi ser at det er avvik og kanskje her «skoen trykker».

Viktig å kunne ta betalt til en hver tid

Stian Wehus har blant annet ansvar for betalingsløsninger hos den populære festivalen Palmesus, som hver sommer arrangeres i Kristiansand.

— Når vi velger betalingsløsninger så er vi først og fremst ute etter et stabilt system. Fundamentalt viktig at vi har mulighet til å ta betalt til en hver tid. Dernest ser vi etter leverandører som er innovative og på leting etter de beste løsningene for vårt publikum slik at kjøpsprosessen går på skinner, skriver han i en e-post til Musikkontoret.