Avtale med bookingagent

En bookingagent skal først og fremst søke oppdrag for artister, forhandle, følge opp avtaler med arrangører og kreve inn penger for oppdrag.

For at samarbeidet mellom artist og bookingagent skal fungere er det viktig med god kommunikasjon. Agenten bør forstå artistens profil og retning, og jobbe godt med artistens øvrige team.

I denne guiden går vi igjennom vanlige punkter i avtaler mellom bookingagent og artist.

Av Lasse W. Fosshaug, Tore Østby og Maren Skaskiewicz

I samarbeid med

GramArt

— Sist oppdatert: 25. september, 2023

← Booking

Avtale med bookingagent

Intro

I denne guiden gir GramArt en innføring i de vanlige elementene i en bookingagentavtale.

Sort hvit bilde av Lasse Fosshaug med kaffekopp — Lasse W. Fosshaug er kommunikasjonsrådgiver i GramArt og har skrevet denne guiden.
Foto: Heidi Furre

Artistorganisasjonen GramArt

GramArt er interesseorganisasjonen for næringsdrivende artister, musikere og utøvende studioprodusenter innen populærmusikken. De er Norges eldste og mest erfarne artistorganisasjon og gir deg hjelp til hele karrieren. Medlemmene får gratis juridisk rådgivning, inkludert ulykkesforsikring, relevante medlemsfordeler, et stort nettverk og sosiale sammenkomster. Med et tydelig oppdrag for en begrenset kunstnergruppe, har de dessuten stor innflytelse på artistøkonomien gjennom forhandlingsutvalg og politisk påvirkning.

Besøk GramArt ↗

Tre gode grunner til å inngå en avtale med en bookingagent

Bookingagenter har ofte lang erfaring og spesialisert kunnskap om musikkbransjen og konsertmarkedet.

De kan hjelpe artister med å finne passende spillesteder, forhandle frem gode avtaler og sikre rettferdige betingelser.
Bookingagenter har et bredt nettverk av kontakter innen musikk- og underholdningsbransjen, inkludert spillesteder, arrangører og andre nøkkelpersoner.

De kan bruke disse relasjonene til å skaffe artister spillejobber og tilrettelegge for samarbeid og muligheter.
Å jobbe med en bookingagent kan spare artister for tid og energi ved at agenten tar seg av planleggingen og organiseringen av konserter og turneer.

Dette lar artistene fokusere på sin kjernevirksomhet – å lage og fremføre musikk.

Hva bør en bookingagent-avtale inneholde?

I likhet med alle andre avtaler du som artist inngår med leverandører og samarbeidspartnere, er det fornuftig å legge seg på et detaljnivå som gjør at dere så langt som mulig unngår misforståelser og tvister. Det er bedre med noen linjer som synes overflødige der og da, men som kan være oppklarende og problemløsende hvis en situasjon skulle oppstå.

Denne guiden tar utgangspunkt i GramArts kontraktsmal for bookingagent-avtale og går gjennom en del av punktene i denne. Selv om avtalen dere bruker er basert på en mal, eller kalles en «standardavtale» er det viktig å vite at man alltid kan forhandle og at de fleste avtaler er tilpasset den enkelte artist.

Det er alltid lurt å rådføre seg med en jurist eller en annen ressurs med mye erfaring innen artistrelaterte problemstillinger til å se på alle avtaler du inngår.

Avtalens rammer

I første del av avtalen er det viktig å avklare avtalens rammer. Her er det flere ulike spørsmål man bør vurdere i avtalen:

Skal avtalen omfatte kun én del av artistens oppdrag, eller skal bookingagenten håndtere alle aspekter rundt artistens live-virksomhet?
Skal avtalen gjelde i alle territorier?
Hvor lenge skal avtalen løpe og når og hvordan kan den sies opp?

Bookingagent-avtalen må ta høyde for alle disse spørsmålene, og spørsmålene bør besvares i kontrakten. Det kan være hensiktsmessig å ta utgangspunkt i de generelle vilkårene og heller avtale muligheter for unntak, for eksempel åpne for muligheten for at artisten selv booker eventjobber, så lenge de ikke kolliderer med de øvrige oppdragene.

[ Guide: Forhandlingsteknikk → ]

Agentens forpliktelser og oppgaver

Som oppdragsgiver bør artisten stille tydelige krav i avtalen for å sørge for at den tjenesten hen kjøper blir best mulig. Det er mange krav en kan stille til en tjenesteleverandør, og ofte blir dette et spørsmål om forhandlinger.

Her er de viktigste kravene som bør stilles til en bookingagent i en avtale.

Artisten og bookingagenten bør i fellesskap legge en strategi for kommende spillejobber, der det også tas høyde for artistens image og profil. Denne prosessen er viktig både for enkeltoppdrag og hele turnéer. Sammen lager partene en hensiktsmessig og praktisk turnéplan.

Artisten må gi uttrykk for spesielle ønsker og behov, som for eksempel at hen ønsker å turnere uten å fly, eller om enkelte eventjobber er utelukket.
Avtalen må inneholde en tydelig forventning til agentens aktivitetsnivå. Normalt skal bookingagenten ha enerett til å booke samtlige oppdrag i det området avtalen gjelder. Det er derfor viktig å spesifisere at vedkommende også aktivt skal forsøke å skaffe oppdrag.

Å forhandle betingelser for oppdrag er et viktig aspekt av bookingagentavtalen. Det er derfor en sentral oppgave for agenten å sørge for at artisten får så gode betingelser som mulig.
Er det bookingagenten som skal sørge for å markedsføre arrangementet? Bookingagenten har ofte ansvar at spillejobbene blir promotert eller at dette avtales videre med arrangørene. Dette skal gjøres i samsvar med god bransjepraksis og agenten skal sende ut reklamemateriell, for eksempel posters, bilder, biografier og video.

Lag gjerne en egen markedsføringplan til hvert arrangement som begge parter godkjenner. Da slipper dere å være uenige om hva som ansees som «god bransjepraksis».

I promoteringsarbeidet må agenten sørge for at alt materiale er godkjent av artisten og at alle salgsfremmende tiltak som involverer sponsorer eller andre utenforstående ikke gjøres uten artistens samtykke.
Det er vanligvis agenten som har kontakten med arrangørene eller spillestedene, og det er i utgangspunktet agenten som har ansvaret for at arrangøren mottar ridere og annen relevant informasjon.

Når agenten og spillestedet planlegger det tekniske og produksjonen kalles dette for advance, og det er normalt bookingagentens jobb.

For ordens skyld kan dette gjerne presiseres i avtalen uansett.
En turné er et stort stykke logistikkarbeid. Det skal ordnes med musikere, teknikere, reiser, overnatting, fly, leiebiler og annen transport. Dessuten skal alt dette betales for. Så langt det lar seg praktisk gjøre er det agentens oppgave å bestille alle reiser og opphold god tid i forveien, og påse at artistens kostnader holdes så lave som mulig. Dette er kompetanse som en artist søker når hen inngår en bookingagent-avtale – utgifter skal holdes nede, og inntekter skal maksimeres.

Merk at det også finnes bookingagenter som ikke ordner med det praktiske rundt gjennomføringen av et liveoppdrag. Dette er altså et forhandlingspørsmål og det er viktig at dere avklarer arbeidsfordelingen (hvilke tjenester dere kjøper fra bookingagenten) før samarbeidet starter. Dette må også veies opp mot hvor stor andel av inntektene bookingagenten skal ha.

Noe av det viktigste agenten gjør i forbindelse med gjennomføringen, er å utarbeide og levere detaljerte kjøreplaner som artisten kan forholde seg til.
Fakturering av tredjeparter skal håndteres av agenten. Dersom agentens rolle inkluderer oversikt over turnéens eller spillejobbens utgifter, er det naturlig at det er agenten som tar seg av budsjetteringen. Artisten skal fortløpende informeres om utgifter og inntekter og skal ved forespørsel få innsyn i økonomien rundt oppdraget. Artisten bør også ha rett til å godkjenne utgifter eller budsjett.

Det hender at bookingagenten har ansvaret for å søke gjeldende støtteordninger på vegne av artisten. Det er da viktig å påse at eventuell støtte uavkortet skal gå til støttens formål.

Artistens forpliktelser

Også artisten har forpliktelser som hen må levere på for at en bookingagent skal kunne gjøre jobben sin ordentlig.

Videreformidle alle henvendelser om spilleoppdrag umiddelbart
Holde agenten oppdatert om alle planer hen har lagt
Sørge for å ha oppdatert markedsmateriell og at agenten har tilgang på dette
Levere 100% på alle oppdrag agenten har booket
Sørge for å ha oppdaterte ridere tilgjengelig

Forventningsavklaring og evaluering

Hvis man har gode rutiner for å forventningsavklare og evaluere kan dette bidra et bedre samarbeid, og at man unngår konflikt eller skuffelse.

Å forventningsavklare handler om å snakke om hva man forventer av hverandre i forkant av et samarbeid eller prosjekt. På denne måten kan man oppdage det dersom det er noe dere begge forventer av hverandre. Har man ikke snakket om det kan det føre til at det ikke blir gjort.

Å evaluere samarbeid er et nyttig verktøy for å vite hvordan man kan gjøre samarbeidet bedre for hverandre. Det kan være lurt å sette opp faste evalueringer - kanskje hver gang man er ferdig med et stort prosjekt (som en turné eller festivalsommer) eller én gang i året.

Vederlag og kostnadsfordeling

I en avtale med bookingagent er det vanlig å avtale at agenten skal ha en prosentsats av brutto honorar. Denne prosentsatsen ligger ofte mellom 15 og 20 prosent, utifra ansvarsfordelingen mellom artist og bookingagent.

Her forekommer det også ulike modeller.

Til slutt

Til slutt vil vi gjenta at hver bookingagentavtale vil være unik og tilpasset den enkelte artist og bookingagent. Artisten må lese og forstå alle vilkårene i avtalen før de signerer, og det anbefales å konsultere en juridisk rådgiver med erfaring i musikkbransjen for å sikre at avtalen er i artistens beste interesse.

GramArt er en av organisasjonene som kan hjelpe deg med dette.

Gi oss tilbakemelding!

Dersom du oppdager feil, har kommentarer eller innspill, hører vi mer enn gjerne fra deg!

hei@musikkontoret.no

Forbehold

Vi jobber hardt for å levere innhold som til en hver tid er oppdatert og riktig. Det kan likevel hende at artikler på Musikkontoret.no inneholder feil og mangler.

I slike tilfeller står ikke Musikkontoret ansvarlig for eventuelle utfordringer eller problemer dette måtte forårsake.