Turnébudsjett, økonomi og utenlandsskatt

I denne guiden ser vi på utenlandsskatt, budsjett opp mot regnskap – og til slutt rapportering. Vi tar også en titt på noen begreper som den ambisiøse musikeren kan støte på, som merverdiavgift, skatt i USA og revisjon.

Grunnlaget for god drift er budsjettering. Som musiker møter du det på alle nivåer, og gode budsjetter bygger på både erfaring, kunnskap og tilgjengelig informasjon. Du kan lære mye av andres tips og metoder, men det er først når du setter dem ut i praksis selv at du finner systemene som fungerer for deg.

Hva er en rimelig sum å booke bandet ditt for? Har du en «bør få betalt»- og en «må ha betalt»-grense når dere får tilbud? Mange band har en bookingagent som setter prisen, og disse har ofte en god følelse for hva et band «på deres nivå» bør få.

Likevel er det lurt at bandet selv har en viss oversikt. Dere vil garantert få bruk for å vite hvor grensene går – også langt ut i den etablerte delen av karrieren.

Noen ganger dukker det opp jobber som betaler mindre enn dere «vanligvis» får, men som likevel er viktige: Kanskje managementet virkelig vil at dere gjør konserten, eller dere selv ser en strategisk verdi i å si ja.

Da gjelder det å budsjettere.

Sett opp alle kjente kostnader og inntekter, sjekk flypriser (å bruke reisebyrå kan faktisk lønne seg – de gir fordeler og trygghet du ofte ikke får på lavprissider), og se hvor dere lander.

Resultatet blir et lite underskudd på 506 kroner. Med fire bandmedlemmer betyr det ca. 130 kroner hver, eller dere kan forsøke å forhandle litt på pris med lyd og lys. Fullt gjennomførbart om dere virkelig vil til Roskilde.

Du kan enkelt teste ulike scenarier ved å justere honorar og kostnader i et budsjettark. Klarer agenten å forhandle opp honoraret til € 3.000, går regnestykket i pluss: 3.214 kroner totalt, eller rundt 800 kroner per bandmedlem. Slik budsjettering gir dere bedre oversikt og forhandlingsstyrke.

Vil du lære mer om å forberede deg til konserter? Les vår guide til advance og turnéplanlegging.

Å lage budsjett for en turné er egentlig ikke mer avansert enn for en enkeltkonsert – du må bare forholde deg til flere faktorer. Poenget er å ta med så mye som mulig, og basere tallene på realistiske forutsetninger.

Et godt første steg er å hente inn skriftlige tilbud fra leverandører. Send en e-post med hva du trenger og når, og be om tilbud. Har du kapasitet, kan du hente inn flere tilbud og sammenligne, og gjerne sjekke referanser fra andre band eller kompetansesentre.

Budsjettene spiller også en viktig rolle i søknader – både for innspillinger, turnéer og tilskudd over tid. Et solid budsjett viser at du har tenkt gjennom prosjektet, og gjør det enklere for andre å forstå hva du trenger støtte til.

Et godt budsjett gir et profesjonelt inntrykk, men det er også et praktisk verktøy: Det konkretiserer mål som ellers kan være litt vage, og gjør overgangen til regnskap mye enklere. I stedet for å starte helt på nytt etter en turné eller innspilling, kan du justere budsjettet med faktiske inntekter og kostnader underveis.

En post som ofte glemmes i budsjettet er utenlandsskatt. Det er komplisert, så her får du en kort innføring.

Ofte kan bookingagenten hjelpe med å minimere artistskatten dere må betale etter konserter. I noen tilfeller kan man forhandle seg frem til at arrangøren legger skatt «på toppen» av honoraret. Poenget er å sette seg inn i reglene i landet dere spiller i – og å unngå å betale mer enn nødvendig.

Siden mange artister ender med underskudd på turné, burde det i prinsippet ikke betales skatt i landene dere besøker (ingen overskudd = ingen skatt). Men å kreve tilbakebetalt skatt i etterkant er tungvint og tidkrevende, så det lønner seg å forberede seg og prøve å redusere trekk på forhånd.

Vi skal se på noen relevante regioner:

På turné skjer det mye på kort tid – og økonomien henger alltid med. Derfor er det viktig å dokumentere alle transaksjoner: honorar, transportutlegg, crewbetaling osv.

Med 20 småutlegg på én dag i flere uker er det fort gjort å miste oversikten. Et enkelt system for å følge med på både kontanter og kortbruk sparer dere for mye hodebry. Mange bandledere har opplevd å stå igjen med lomma full av sedler uten å vite hva som er privat og hva som tilhører bandet.

Driver dere bandet som selskap, har dere plikter etter loven. Du kan ikke «fylle hull» i regnskapet med hukommelse eller gjetninger. Har dere i tillegg fått offentlig tilskudd, blir feil eller «kreativ bokføring» ekstra alvorlig – både fordi det kan få konsekvenser for dere selv, og fordi det undergraver solidariteten med andre artister og med skattebetalerne som finansierer ordningene.

Regnskapet bør ideelt sett være en foredlet og veldokumentert versjon av budsjettet. I praksis er det en mindre utgave av årsregnskapet – laget for et enkelt prosjekt, som en innspilling, festivaljobb eller turné. Totalene herfra går inn i årsregnskapet og skattemeldingen, enten oppsummert (f.eks. «totale reiseutgifter») eller linje for linje.

Dersom regnskapet er del av en rapportering, bør du kommentere avvik fra budsjettet som fulgte søknaden. Er det god overensstemmelse, er det lurt å fremheve nettopp det – gode regnskapsrutiner teller positivt.

Her er regnskapet etter turnéen vi budsjetterte tidligere.

Legg merke til at eurokursen har falt i mellomtiden. Slike ting bør nevnes i rapporten, gjerne som note til regnskapet. Poenget er enkelt: Så lenge du forklarer avvik, er det helt uproblematisk at budsjett og virkelighet ikke alltid stemmer helt.

Trenger du mer bakgrunn? Se vår guide til enkel regnskapsføring for en steg-for-steg gjennomgang.

Det meste av det vi driver med som musikere, artister og band er fritatt for merverdiavgift (MVA) og føres som skattefrie inntekter i regnskapet.

Begynner dere med varesalg – for eksempel fysiske album, t-skjorter eller andre produkter – må dere forholde dere til MVA-reglene. Da kan dere bli pliktige til å registrere dere i Merverdiavgiftsregisteret.

Vil du vite mer? Sjekk vår guide om MVA i kreativ bransje.

Da er vi ved veis ende i denne guiden. Målet har vært å gi en introduksjon til økonomi for musikere og band – med praktiske eksempler og erfaringer.

Husk:

• For enkle behov kan du føre regnskapet selv, men det krever gode rutiner.
• En autorisert regnskapsfører kan hjelpe deg med mer komplekse spørsmål.
• En revisor kan være en nyttig sparringspartner: selv om det ikke er påbudt med årsregnskap for selvstendig næringsdrivende eller ansvarlige selskap, kan revisoren kontrollere regnskapet og sette opp et solid årsregnskap.

Lykke til på veien videre!