Slik får du underleverandørene med på laget – en guide for festivalarrangører

Det aller viktigste er å vite hvor mange publikummere du forventer til festivalen din, og å bygge fasilitetene ut fra det. Her må du planlegge for nok sitteplasser, nok toaletter og en layout som hindrer kø. Som leverandør er vi avhengige av å få disse tallene så tidlig som mulig, slik at vi kan legge en god plan sammen med deg.

For kort bardisk eller for få toaletter fører ofte til lange køer, og lange køer betyr lavere omsetning. Det handler ikke bare om kapasitet, men også om plassering. Har du en lang bar, men dårlig dekning på betalingsterminalene, hjelper det lite. Det svakeste leddet avgjør.

En enkel tommelfingerregel: Jo mer tid folk bruker i toalettkø, jo mindre tid bruker de i baren.

Vestlandsværet er ikke til å spøke med. Veldig mange venter med å bestille telt i tilfelle det blir fint vær, men det er en risikabel strategi. I festivalsesongen kan det bli tomt for telt, og hastebestillinger blir ofte dyrere.

Vi anbefaler alltid å ta høyde for regn. Så får det heller være en bonus om solen skinner. Har du telt på plass, kan du alltid justere bruken. Det er mye verre å skaffe ekstra telt på kort varsel.

Og husk: Nok tak over hodet på de riktige stedene er ikke bare for kosens skyld. Publikum beveger seg dit det er dekning. Det gjelder både i regn og sol.

Festivalflyt handler om å tenke som en trafikksentral. Hvor skal folk inn? Hvor skal de spise, drikke og gå på do? Små justeringer her kan gjøre stor forskjell for totalopplevelsen.

Vi plasserer aldri toaletter rett ved matstasjoner, og mange arrangører vil at baren skal være det første du ser når du kommer fra toalettet. Det handler om flyt og salg.

Underlag er også viktig. Er det gress, blir det ofte til gjørme. Ingen vil stå i barkø i hjulspor og vann. Mange velger å legge gulv utenfor baren for å unngå dette.

Hvor mye plass du trenger avhenger av type arrangement. I et bryllup beregner vi omtrent 1 kvm per person ved sitteplasser. På festivaler er det viktigere å tenke på trafikk og oppholdstid.

Et estimat er at 20 % av publikum vil befinne seg i serveringsområdet samtidig. Men dette tallet kan øke mye om det regner. Derfor må du ha litt slingringsmonn i planleggingen.

Sitteplasser, toaletter og tak over hodet er blant de viktigste fasilitetene for publikum, og de henger tett sammen. Det er ikke bare spørsmål om hvor mange du trenger av hver, men hvordan de plasseres og kombineres. Her gjelder det å tenke på flyt, trivsel og omsetning samtidig.

Vi har samlet noen tips og vurderinger under for å hjelpe deg med riktig valg og dimensjonering:

Stadig flere arrangører er opptatt av bærekraft. Men det krever planlegging og prioritering. Som arrangør kan du stille krav til oss leverandører: Miljøsertifisering, elektriske maskiner, færre transporter.

Vi har optimalisert bilene våre for å kunne frakte mest mulig på færrest mulig turer. Det er noe du som arrangør kan spørre om: Hvor mange turer blir det? Det bør være med i miljøregnskapet ditt.

Og husk: Om du jobber med sponsorer, kan du også stille miljøkrav der.

I NKAs Arrangørwiki kan du finne nyttig informasjon om miljøarbeid på festivaler og andre arrangementer. Her finnes blant annet retningslinjer for gode innkjøpsrutiner.

I tillegg er Miljøhåndboka ment som et hjelpemiddel til arrangører av utendørs arrangementer og festivaler på veien til å bli grønnere og mer miljøvennlige. Andre arrangører vil også finne mye relevant og nyttig i håndboka.

Det er noen spørsmål vi i Jippie får hele tiden. Og det er helt greit – det er bedre å spørre enn å gjette. Her har vi samlet de fem vanligste, med svar som kan hjelpe deg videre i planleggingen.

Til slutt: Et festivalområde er et puslespill av små detaljer og store avgjørelser. Underleverandørene er ikke bare noen som dukker opp med utstyr – de er samarbeidspartnerne dine.

Bruk dem tidlig, snakk tydelig og planlegg godt. Da legger du grunnlaget for en festival som funker for deg, for publikum og for budsjettet.