Tidsstyring og selvledelse

Ikke vent til neste uke med å bestemme hvordan du vil bruke tiden. Tenk lengre linjer – kanskje en måned eller et kvartal frem – og du får både oversikt, ro og retning.

Sett deg gjerne ned og lag et tankekart over hva du vil oppnå det neste halvåret. Hvilke prosjekter vil du prioritere? Se på hva dette krever av tid og ressurser. Hva må du takke nei til for å kunne gjennomføre dine mål? Gjør gjerne en mini-evaluering hver måned: Hva funket? Hva kan endres?

Skal du si ja eller nei til et oppdrag? Noen ganger er svaret klart, men andre ganger angrer man på at man svarte for fort. Det er lett å bli smigret når en forespørsel tikker inn – og først senere kjenne at du heller ville brukt tiden på noe annet.

Vi har derfor innført en regel for oss selv: Vi venter alltid 24 timer før vi svarer. Det gir oss tid til å la forespørselen lande – både i hodet og i magen. Kanskje dukker det opp spørsmål, kanskje kjenner du etter hva du faktisk vil prioritere.

Med litt avstand blir det ofte tydeligere om du skal takke ja eller nei.

Når du sier ja til noe, sier du automatisk nei til noe annet. Takker du ja til et oppdrag sier du kanskje nei til å bruke mer tid på egne prosjekter, på andre forpliktelser, på fritid eller noe helt annet. Hvis du sier ja til veldig mye har det også en kostnad.

Etter svært mange år som frilansere har vi derfor blitt ja-mennesker som sier nei. Vi prøver heller å si ja til færre ting og la det vi velger å gå for få plass og rom til å utvikle seg.

Er du en tidsoptimist? Tenker at alt går raskt og effektivt – men blir like overrasket hver gang noe drar ut?

Å legge inn buffertid er en enkel måte å unngå unødvendig stress. Sett av tid mellom møter, og legg inn ekstra tid til oppgaver og prosjekter. Det meste tar nemlig lengre tid enn man tror – og erfaringen vår er at buffertid redder både tidsplanen og humøret.

Hvile og påfyll er ikke luksus – det er helt nødvendig. I samme podkast-episode forteller psykolog Carina Carl hvordan trygghet og trivsel øker både kreativitet og produktivitet. Det betyr at det faktisk er effektivt å ta pauser.

Har du vært på turné eller hatt en periode med høyt press og mange leveranser? Da kan det være lurt å sette av tid til å hente deg inn. På samme måte som en fast ansatt tar avspasering etter overtid, kan du som frilanser planlegge inn hvile etter intense perioder.

Vil du ha litt hjelp til å roe ned? Frilanslivet har laget en guidet dyp hvile-økt med Christina – finn den her og legg deg godt til rette.

E-poster, fakturaer, regnskap, søknader og planlegging tar tid – ofte mer enn man tror. Når du jobber alene, er det lett å skyve det foran seg til siste frist.

Et godt grep er å sette av fast tid i kalenderen til admin, enten ukentlig eller månedlig. Da unngår du at det hoper seg opp, og får en bedre flyt i arbeidet.

Planlegg dagene etter hvordan du faktisk fungerer. Er du mest skjerpet om morgenen? Da kan det være lurt å legge fokustid tidlig på dagen.

For noen kan en fast avtale være det som trengs for å komme i gang – som et morgenmøte eller en felles arbeidsøkt. Kalenderen kan brukes som en støtte for rytmen din, ikke bare en oversikt over hva du skal rekke.

Det er lett å la uleste e-poster fungere som små påminnelser – men innboksen egner seg dårlig som oppgaveliste. Når e-post blir en blanding av ubehandlede forespørsler og pågående oppgaver, skaper det uro.

Bruk heller verktøy som Todoist, Asana eller OmniFocus.

Mange e-postprogrammer lar deg sende meldinger rett til slike verktøy, slik at du kan planlegge og prioritere mer bevisst – og få bedre flyt i hverdagen.

Å svare på e-post hele dagen gir en illusjon av å være effektiv, men spiser ofte opp den beste fokustiden. Når du har e-postprogrammet åpent i bakgrunnen, er det lett å la varsler og innkommende meldinger styre arbeidsdagen.

I stedet kan du sette av faste tider til å håndtere e-post – for eksempel en gang på formiddagen og en gang på ettermiddagen. Skru av varsler, og hold e-post lukket når du jobber med noe annet.

På den måten bevarer du konsentrasjonen – og får mer ro.

Du trenger ikke være tilgjengelig hele tiden. Et fraværsassistent kan brukes også utenom ferie – for eksempel i perioder med mye arbeid, kurs, turné eller prosjektinnspurt.

Et enkelt autosvar kan forklare når du svarer på e-post og hva folk kan forvente. Det gir deg både ro og profesjonell tydelighet. Du kan også bruke e-postsignaturen din til å formidle hvordan og når du vanligvis svarer.

Noen grep kan gjøre kommunikasjonen enklere – både for deg og de du skriver med:

• Tenk som mottakeren. Skriv tydelig og gi all nødvendig informasjon i første melding – inkludert tid, sted, pris og påmeldingsinformasjon.
• Vær hyggelig, men konsis. Små utropstegn og smileys kan gi varme, men unngå lange avsnitt og for mye personlig info.
• Bruk maler. Har du mange like henvendelser? Lag standardformuleringer du enkelt kan tilpasse.

• Sett av fast admin-tid til e-post – gjerne ukentlig
• Lag mapper som faktisk hjelper deg, f.eks. «Viktige kontakter» eller «Billetter»
• Ikke la meldinger flyte over i Instagram og Facebook – be folk sende e-post
• Bruk sendetidspunkt bevisst – unngå å sende e-post kl. 23.30 hvis det ikke haster

De fleste frilansere jobber mer enn de tror.

Med timer loggført blir det tydeligere hva som faktisk kreves – og det kan forklare hvorfor du er sliten, eller når det er på tide å si nei og hente deg inn.

I samarbeid med andre er det nyttig å vite hvem som har gjort hva, særlig når inntekter eller midler skal fordeles.

Timeføring gir også et godt grunnlag for søknader og etterrapportering, hvor du må vise ressursbruk.