Hvordan skrive en god bookingmail?

Å booke konserter selv er helt vanlig i store deler av bransjen, både for nye og etablerte artister. En god bookingmail handler ikke bare om hvordan du formulerer deg – men om at du presenterer prosjektet ditt på en tydelig og profesjonell måte.

Denne guiden gir deg en praktisk gjennomgang av hvordan du forbereder deg, hva du bør ha med i mailen, og hvordan du følger opp arrangører på en ryddig måte.

Målet er at bookingarbeidet skal bli mer systematisk, mer effektivt og gi bedre resultater over tid.

Før du begynner å skrive bookingmailen, bør du etablere et godt system for å holde kontroll på hvem du kontakter og hvorfor. Start med å samle korrekt kontaktinfo: navn, e-post, telefonnummer, rolle og programmeringsansvar. Lag et arkiv som gjør det enkelt å følge opp senere.

Research er også viktig: Finn ut om spillestedet faktisk programmerer musikken du driver med, hvilke sjangre de prioriterer, og hvilke budsjettrammer de vanligvis jobber med. Det gjør det lettere å sende målrettede henvendelser – og unngå steder der prosjektet ditt ikke passer inn.

Husk også å identifisere riktig inngang. Forskjellige spillesteder har ulike strukturer, og kontaktpunktet kan være programmerer, daglig leder, frivilligansvarlig eller teknisk leder. Riktig person i innboksen gir deg mye større sjanse for svar.

Når du først skal skrive bookingmailen, er det viktig å unngå én og samme mal til alle. Du kan gjenbruke informasjon om prosjektet ditt, men åpningen bør alltid være personlig og rettet mot det konkrete spillestedet. Mottakeren må kjenne at du faktisk har valgt dem - ikke bare sendt en e-post til alle i landet.

Her er noen konkrete grep som gjør mailen tydeligere og mer effektiv:

Dette er detaljene som gjør bookingmailen profesjonell og lett å lese. Selv små feil kan svekke inntrykket – så ta deg tid her.

Når mailen er sendt, kan det ta tid før du får svar. Bookere får mange henvendelser og svarer ofte først når de faktisk har tatt en beslutning. Vent minst én uke før du sender en høflig påminnelse i samme tråd.

Hvis det haster med avklaring, kan en kort telefon fungere – men vis forståelse for at mottakeren kan ha det travelt.

Et godt system for kontakt, svar og oppfølgingsdatoer gjør bookingarbeidet langt enklere og mer oversiktlig.

Prosessen bør avsluttes like ryddig som den begynte. Send en kort og hyggelig takk etter konserten, uansett hvordan opplevelsen var. Det bygger relasjoner, styrker sjansene for rebooking og viser profesjonalitet.

I tilfeller der ting ikke fungerte optimalt, kan du likevel beholde en konstruktiv tone og eventuelt foreslå forbedringer om dere ønsker å jobbe sammen igjen.

• En god bookingmail starter med grundig research og riktig kontaktperson.
• Skreddersy teksten til spillestedet og hold innsalget kort, konkret og relevant.
• Bruk klare lenker og en ryddig pressepakke i stedet for tunge vedlegg.
• Følg opp høflig og strukturert når du ikke får svar.
• Avslutt med en kort takk etter konserten for å styrke relasjonen videre.