Søknadsskriving
Budsjett, prosjektbeskrivelse og rapportering.
Skal du spille inn et album eller dra på turné? Kanskje arrangere en festival eller markedsføre musikk i utlandet?
Selv om tilskuddsordningene er ulike, vil de fleste spørre etter en god beskrivelse av prosjektet, et realistisk budsjett og en rapport etter at prosjektet er fullført.
Av Tor-Arne Vikingstad og Leif Haaland
— Sist oppdatert:Tre smarte tips
Hvordan kan du gjennomføre arbeidet med søknader best mulig? Hvordan unngå siste liten og skriveangsten?
-
Start arbeidet med søknaden i god tid. Det er sjelden en god idé å starte kvelden før fristen (selv om skippertak også kan fungere for noen).
Begynn gjerne én eller flere uker før fristen. Da rekker du å skrive gode avsnitt, få innspill fra andre, finne frem riktige summer til budsjettet, og kanskje få veiledning fra ditt musikkontor eller noen av interesseorganisasjonene i musikklivet.
-
Husk at det er et menneske på andre siden som skal lese søknaden din og at du ikke ønsker å tvinge hen til å lese en roman.
En søknadstekst blir ikke bedre av å være lang. Det er mye viktigere hva du sier, enn hvor mye du sier.
-
Les tilskuddsordningens retningslinjer nøye og lever søknaden slik de ønsker at den skal leveres og med de vedleggene de spør etter.
Dette er det lurt å sjekke opp i med en gang du begynner på søknaden.
Budsjett
Budsjettet er på mange måter skjelettet til prosjektet ditt, altså de økonomiske rammene for hva pengene skal brukes på og hvordan penger skal komme inn igjen.
Det å ha et godt og realistisk budsjett til et prosjekt er nyttig for prosjektet uavhengig av søknaden.
-
De som leser søknader vil lett kunne gjenkjenne urealistiske høye summer, som i tur og orden vil kunne svekke troverdigheten til prosjektet og søknaden
-
Hvis du sjekker hva en ordning har delt ut tidligere, får du en bedre idé om hvilket søknadsbeløp du bør søke om.
Vi har samlet en del tilgjengelig informasjon om tidligere tildelinger for hver søknad i vår oversikt over tilskuddsordninger og frister.
-
Mange tilskuddsordninger har egne portaler hvor budsjett skal føres inn i tilpassede systemer. Dette kan variere fra ordning til ordning.
Se om det ligger en mal i søknadsportalen til den ordningen du skal søke på. Ofte fyller du inn nøkkeltall digitalt, mens du kan laste opp et mer spesifisert budsjett i tillegg.
Noen ordninger har også egne maler, som for eksempel Fond for utøvende kunstnere (FFUK).
Musikkontoret Brak i Vestland har utarbeidet enkle maler for budsjett til drift, konserter, turnéer og innspilling/utgivelse av et album.
Bruk gjerne en av disse malene som utgangspunkt for ditt søknadsbudsjett.
Prosjektbeskrivelse
Hva er ditt prosjekt? Er det en albumutgivelse, en turné, en musikkvideo, et enkeltarrangement eller en festival? Eller noe helt annet?
Hvordan skal prosjektet gjennomføres? Og hvem er involvert? Og ikke minst: hva er det som gjør at nettopp ditt prosjekt fortjener tilskudd foran de andre søkerne av tilskuddsordningen?
En prosjektbeskrivelse kan deles inn i tre deler: Hvem, hva og hvorfor.
Tor-Arne Vikingstad, tidligere gitarist i Sløtface, er en racer på søknadsskriving. Her deler han sine beste tips til hvordan du kan skrive en god prosjektbeskrivelse.
Video: Kontordagen DIGITAL.
Hvem
Dette er anslaget i søknaden din. Hvem er du og hva vil du? Hva har du gjort tidligere? Hva gir prosjektet kredibilitet?
Dette er viktige spørsmål du må svare på.
-
Her kan du skrive noe om hvem du er, hvor du kommer fra og hvilken sjanger du opererer innenfor.
Representerer du eller dere noe helt spesielt? Er dere for eksempel en neglisjert jazzduo som skriver låter om å redde havet?
Alle gode historier og intensjoner som kan knyttes opp til musikken og ditt prosjekt er så verdifulle at det er synd å ikke fremheve dem.
-
Presisér gjerne ulike involverte aktørers bakgrunn og bidrag, samt konteksten for samarbeidene.
Samarbeidspartnere viser at det er større gjennomføringskraft i prosjektet, at du allerede har identifisert områder hvor du trenger hjelp og at det er flere enn kun deg selv som synes prosjektet er bra og verdt å bruke tiden sin på.
-
Her kan du for eksempel fortelle om mottakelse av tidligere utgivelser, turnéer eller enkeltkonserter. Hva har skjedd tidligere? Gjerne litt skryt: Svulstig, men sant.
Bruk det du har (om så bare én ting) og så kan du bygge på det. Alt fra priser du har mottatt til bookingforespørsler fra kredible festivaler eller arrangører kan fortelle en historie som støtter opp under prosjektet ditt.
Hva
Dette er den faktiske prosjektbeskrivelsen, hvor du forteller hva du ønsker å gjøre.
Snakker vi om en innspilling? En turné? Låtskriving? En kombinasjon?
-
Presisér hva du skal bruke tilskuddet til, og les tilskuddsordningens retningslinjer nøye for å være sikker på at du kan søke om støtte til nettopp dette.
Som en hovedregel er det lurt å være spesifikk og ryddig. Det betyr at dersom du inkluderer for mange ulike aspekter i prosjektet ditt som helhet (for eksempel både innspilling og turné), blir det fort uryddig og kan sannsynligvis også bryte med retningslinjene som gjelder for ordningen. Én ting om gangen er ofte best.
Forsøk å beskrive klart og enkelt hva prosjektet er. Beskriv musikken du ønsker å komponere, albumet du skal lage eller arrangementet du søker tilskudd til.
-
Mange tilskudssordninger etterspør en framdriftsplan. Derfor er det en god idé å lage en så realistisk tidsplan som mulig.
Del prosjektets ulike faser opp og se for deg hvilke perioder dette skal skje i. Husk å sjekke om tilskuddsordningen spesifiserer når prosjektet må skje eller om det ikke kan være påbegynt før man søker.
En tidsplan kan se slik ut:
- Innspilling 15.07.2022 - 31.07.2022
- Miksing 05.08.2022 - 15.08.2022
- Mastering 19.08.2022 - 21.08.2022
- Utgivelse 01.11.2022 - 31.01.2023
Det å skrive ned en konkret plan for når du ønsker å realisere prosjektet hjelper deg også til å gjennomføre uansett om du får tilskudd eller ikke.
-
Hvor skal prosjektet skje? Hvor skrives musikken? Hvor spilles den inn? Hvor skal den mikses? Hvor skal festivalen være?
Tenk over hvilke muligheter du har. Om det er stor sannsynlighet for at innspillingen skal skje på en øy utenfor Lofoten, så skriv det. Du kan gjerne også si noe om hvorfor du har valgt akkurat dette stedet for prosjektet.
Her kan det være lurt å ha en dialog med potensielle samarbeidspartnere i forkant, slik at du vet at stedet du ønsker å gjennomføre prosjektet er realistisk.
-
Hvordan prosjektet skal gjennomføres har du kanskje allerede beskrevet i «hva», «når», og «hvor», men dette punktet kan også inneholde noe om arbeidsmetode og prosess.
Hvordan blir musikken skapt? På hvilke måte jobber du sammen med de øvrige involverte? For en utgivelse eller eksportstøtte: Hvordan jobber du strategisk sammen med dine samarbeidspartnere for å oppnå felles mål?
Den kunstneriske prosessen er en viktig del i flere tilskuddsordninger, og handler om din valgte metode for kunsten du ønsker å skape.
Her er det rom for å si noe mer om hvordan prosjektet blir til og beskrive den kunstneriske prosessen:
Tar du lydopptak av aggresive duer fra nedlagte lekeplasser som samples til ny metalskive? Booker dere artister med en spesiell profil til festivalen?
Hvorfor
Du bør kunne svare på hvorfor du trenger tilskudd og hvorfor du fortjener tilskuddet fremfor andre søkere.
Det er flere måter å svare på disse to spørsmålene. Vi deler det her inn i kunstnerisk kvalitet, resultat, og ringvirkninger og merverdi. Dette kan du bruke eller ha i bakhodet gjennom hele søknaden, og kan fungere som en pekepinn på hva du bør fokusere på.
Ulike ordninger vektlegger ulike ting. Når du leser retningslinjene kan du ofte få en idé om hva som er lurt å dedikere et avsnitt eller to til.
-
Hvordan kan du best beskrive at du er god på musikk?
Det kan handle om sjanger, utdanning, mangfold, kompleksitet, videreutvikling av sjanger eller tradisjonsformidling. Det er jo tross alt musikk vi driver med, ikke bare planlegging og prosjektering.
At musikken er av god kvalitet eller er viktig, interessant, nyskapende eller underrepresentert er viktig å få frem. Selv om dette virker selvsagt, bruker mange altfor lite tid på å beskrive musikken sin og hva de ønsker å oppnå.
For andre type prosjekter er også kunstnerisk visjon og kvalitet et viktig punkt.
Hva skiller deg eller dere fra andre? Hva er et unikt bidrag til kunsten, kulturen og samfunnet?
-
Noen ordninger forventer en mer håndfast «avkastning» på investeringene sine, i form av popularitet, tall, salg og måloppnåelser.
Kanskje spesielt ordninger som sikter seg inn på utlandet ønsker å se klare målsettinger og konkret planer for å oppnå norsk musikkeksport. Dette forklarer hvorfor de store aktørene også får støttepenger, ettersom et godt økonomisk resultat ofte er en ønsket effekt av tilskuddet. Store opplevelser for masse folk er også en viktig del av kulturen og kunsten vår.
Uansett kan det ofte være bra å ha med noe om hvilke resultater du eller dere ønsker å oppnå, gjerne basert på resultater fra liknende prosjekter.
Dette vil underbygge troverdigheten og gjennomføringsevnen til prosjektet.
-
Ringvirkninger er alt som skjer rundt musikken eller prosjektet.
Det kan være positive ringvirkninger i lokalsamfunnet, i bransjen, av kompetanseoverføring, at flere aktører får oppdrag, at underrepresenterte grupper får større plass, eller at dere gjør verden til et bedre sted.
Noen band og artister prioriterer for eksempel å spille med kvinnelige musikere eller ha kvinner i crewet fordi de ønsker bedre kjønnsbalanse i rocken. Da skriver en for eksempel: «Hei, disse midlene vil bidra til en bedre kjønnsbalanse på den norske rockescenen».
I alle prosjekter finnes muligheter til å sette fokus på ting utenfor musikken, og utvide mandatet til det kunstneriske virke til inkludere positive ringvirkninger og merverdi.
På en side handle det om hva du er opptatt av, det er det viktigste. Engasjement for ett eller annet, hva det enn er, må være ekte. Om det overlapper med den overordnede målsetningen til søknadsordningen, så er det vinn-vinn og vi kan redde verden sammen.
Sjekkliste for hva som er bra å ha med i denne delen:
- hvordan prosjektet realiserer din kunstneriske visjon
- hvordan prosjektet bygger på tidligere prosjekter og viser en naturlig vekst og utvikling
- hvordan du planlegger og samarbeider for å oppfylle kravet til profesjonalitet som ordningen har
- hvordan prosjektet oppfyller den hensikten som ordningen er laget for
- hvordan prosjektet skaper ringvirkninger for næring, publikum og samfunnet
- hvordan prosjektet tilfører noe unikt som skiller seg fra andre prosjekter
Det er også ryddig å ta med et par setninger i prosjektbeskrivelsen om musikken du eventuelt har vedlagt i søknaden. Skriv hvilke låter du har lagt ved, om det er demoer eller allerede utgitte låter og hvem som har vært med på å skrive dem.
I mange søknadsportaler finnes det ikke et eget tekstfelt for å beskrive vedleggende.
Tips
En god idé kan være å lage seg et hoveddokument for prosjektbeskrivelse som du kan fortsette å jobbe i og tilpasse ulike ordninger fremover. Da slipper du å begynne på scratch vær gang!
Å skrive godt
De som leser søknaden forholder seg i stor grad til teksten du leverer. Saksbehandleren eller komitéen må forstå hvor bra prosjektet ditt er ut ifra dine beskrivelser.
Det betyr at de som ikke greier å beskrive prosjektene sine på en god, konkret eller engasjerende måte kan stille svakere i søknadsbunken.
Dette er et problem for folk som ikke har norsk eller engelsk som sitt morsmål, har dysleksi eller rett og slett ikke tid til å sette seg ned og skape gode formuleringer om seg selv og hva en driver med.
Hva gjør du hvis du ikke føler at du behersker selve skrivingen så godt?
-
Bruk overskriftene i denne guiden til å lage en stikkordsoversikt eller disposisjon i et dokument. Dette er en god måte å få en oversikt over de viktigste punktene og sørge for at du ikke glemmer noe viktig.
Etterpå kan du fylle ut innholdet i rammen.
-
Du kan be om hjelp! Enten det er fra ditt lokale musikkontor eller en relevant interesseorganisasjon (eksempelvis GramArt, NOPA, Norske konsertarrangører eller FONO), venner, familie eller andre du kjenner i bransjen
Her finner du en oversikt over musikkontorene og organisasjonene.
-
Det er viktig å ikke bare skrive, men også å lese gjennom det du har skrevet og sørge for at det du har fått ned på papiret er bra nok.
Ikke glem at mye av det du skal skrive kan bli brukt i andre sammenhenger, som i et presseskriv, bio på nettsiden din eller i egen planlegging.
-
Om du lurer på om det er greit å skrive på engelsk, eller har andre spørsmål du ikke finner svar på, bør du ta kontakt med tilskuddsordningen direkte.
Som oftest møter du da på veldig hyggelige mennesker som bare vil hjelpe deg.
Lenke til tilbyderne finner du i hver enkelt tilskuddsordning i Musikkontorets oversikt over tilskuddsordninger og frister.
Rapport
Hvis du skal søke om midler og forvente tilskudd, må du kunne formulere en klar forventning om:
- hva midlene skal brukes til
- hva det potensielle resultatet er av at du får midlene
Det å stille seg slike spørsmål er viktig, også fordi du skal på et eller annet tidspunkt rapportere for dette. Ofte er dette et krav, og det er også en gylden mulighet å vise støtteordningen at du har gjennomføringskraft, er til å stole på og har respekt for midlene du er tildelt.
Vær derfor forberedt på å svare på det du har lovet i søknaden, og ikke minst hvorfor det potensielt ble annerledes.
De fleste ordningene vil ha eller krever rapport etter en viss tid. Notér deg hvordan du skal rapportere i det du får støtte. Marker det i kalenderen og sørg for at du ikke glemmer dette. Du kan eventuelt bruke vårt forslag til søknadssystem som en hjelp til rapporteringen.
Vår sjekkliste for en god rapport er:
-
Under informasjon holder jeg det enkelt: Hva ble gjort, hva skjedde, eventuelt hva skjedde ikke?
-
Her må en ofte lete litt, men å ha konkrete tall å vise til kan også hjelpe deg etter rapporten er levert.
Se gjennom hvor mange folk som var på konsertene eller finn antall nye visninger på Youtube i perioden. Dette er håndfaste og konkrete tall som viser at det du har gjort har hatt en reell påvirkning.
Og ikke minst; finn frem tall fra regnskapet.
-
Dette er kanskje den viktigste delen: Hvordan syns du selv det har gått? Hvordan har støttemidlene bidratt inn i prosjektet?
Er det noe dere kan gjøre annerledes neste gang?
Det er ingenting i veien for å ikke inkludere refleksjon, utfordringer, muligheter videre osv. Men ikke glem at noen skal lese dette, og av og til er nok … nok.
Gi oss tilbakemelding!
Dersom du oppdager feil, har kommentarer eller innspill, hører vi mer enn gjerne fra deg!
hei@musikkontoret.no
Forbehold
Vi jobber hardt for å levere innhold som til en hver tid er oppdatert og riktig. Det kan likevel hende at artikler på Musikkontoret.no inneholder feil og mangler.
I slike tilfeller står ikke Musikkontoret ansvarlig for eventuelle utfordringer eller problemer dette måtte forårsake.
