I denne guiden går advokatfullmektig i Creo, Espen A. Eldøy, gjennom grunnleggende forhandlingsteknikker og strategier.

Hvorfor er det viktig å kunne noe om forhandlingsteknikk?

Definisjonen på forhandling er å påvirke noens meninger for å oppnå noe. De fleste forbinder begrepet med en handling som utføres i jobbsammenheng, men sannheten er at forhandlinger er noe vi gjør hele tiden, hver dag, i kommunikasjonen med menneskene vi har rundt oss.

I forbindelse med yrkesutøvelse kan det være nyttig å ha teoretisk kunnskap om forhandlinger og forhandlingsteknikk for å kunne maksimere eget, og andres utbytte. Dette kan gjelde både økonomisk, faglig og kunstnerisk utbytte.

Hva er forhandlinger?

Forhandlinger er en balanse og samspill mellom konflikt og samarbeid. Begge parter må bevege seg for å få en løsning, og i det ligger et element av gi-og-ta eller integrasjon i prosessen.

Gode forhandlere tar også hensyn til motpartens – og gjerne tredjemanns – interesser. For det må ligge insentiver for begge i å lukke en avtale, og i forlengelsen av dette skal en avtale virke motiverende i gjennomføringen.

Mange ser på forhandlinger som en fordeling av satte goder, som for eksempel et avgrenset beløp penger eller rettigheter. Dette kan ofte føre til ensidige eller begrensede resultater. Derfor er kreativitet i forhandlingssituasjoner ekstremt viktig. Hvis du klarer å identifisere dine egne, og de andre partenes ønsker, behov og bekymringer så er det mulig at dere sammen vil klare å komme frem til et gunstigere resultat, enn det som var utgangspunktet for forhandlingene.

For å få til dette er det viktig å kjenne til de forskjellige fasene i forhandlinger, samt de forskjellige teknikkene og verktøy en kan bruke gjennom prosessen.

I forhandlingsteori snakker vi først og fremst om at en forhandlingsprosess består av tre faser: forberedelse, selve forhandlingen og avslutningen.

Før du starter på selve forhandlingene er det viktig å ha satt seg et mål: Hvilket resultat skal jeg etterstrebe å oppnå i forhandlingene. Det neste steget er å lage en strategi for hvordan disse målene skal oppnås. For å klare å identifisere mål og strategi, kreves det gode forberedelser. Forberedelsesfasen er altså det viktigste du gjør når det kommer til forhandlinger, og det er her en god forhandler vanligvis bruker mest tid.

BATNA

BATNA står for «Best Alternative To Negotiated Agreement” (beste alternativ til forhandlet avtale). Dette er utgangspunktet for forhandlingsstrategien din, og det første du bør identifisere. Etter å ha satt deg mål for forhandlingene bør du derfor stille spørsmålet: hva blir konsekvensene hvis jeg ikke får forhandlet frem en avtale? Et annet ord for dette er å finne din «Fallback-position». Hva har du å falle tilbake på hvis det ikke blir en avtale?

Mange av oss har instinktivt en viss anelse om hvilke alternative utfall som kan tenkes hvis avtalen faller gjennom. Noen ganger blir vi også så oppslukt av forhandlingene at det ikke tenker på noe alternativ i det hele tatt.

Du må vite din BATNA – altså ditt beste alternativ – slik at du vet når du skal akseptere eller forkaste et avtaleforslag. Poenget med å være bevisst på hva som er din BATNA er at dette vil gjøre det mye lettere å vurdere tilbud og mottilbud som dukker opp i forhandlingene, samt å vite når du i det hele tatt bør akseptere en avtaleløsning. En klar BATNA kan også hjelpe deg til å vite når du IKKE bør inngå en avtale.

Svakheter og informasjonsinnhenting

Etter å ha identifisert din BATNA vil det neste skrittet i arbeidet med å lage en forhandlingsstrategi være å identifisere både dine egne, og forhandlingsmotparts svakheter, samt drive informasjonsinnhenting.

Det er viktig å være klar over egne svakheter slik at du kan være forberedt når disse blir tatt opp under forhandlingsprosessen i form av motparts argumentasjon. På samme måte er det også viktig å ha identifisert motparts svakheter slik at du kan bruke disse i din argumentasjon. Spørsmål du bør stille deg selv for å identifisere svakhetene kan for eksempel være: Hvor stort er markedet for tjenesten jeg tilbyr til motpart? Finnes det konkurrenter som tilbyr den samme tjenesten, eller er det hovedsakelig jeg som har markedet? Er jeg avhengig av oppdragsgiver for fremtidige jobber/samarbeid?

Videre vil det i forberedelsesfasen være viktig med informasjonsinnhenting. Informasjon om motpart, samt forhold rundt, kan være med på å fortelle deg noe om hvor realistisk det vil være å oppnå målene du har satt deg.

Prioriteringer og utgangsvilkår

Etter å ha identifisert egne (og motparts mulige) mål, BATNA, egne og motparts svakheter, samt innhentet informasjon som nevnt over, bør du sette deg ned og gjøre en analyse over hva som er de viktigste av målene/delmålene for deg å oppnå.

Ved forhandling av en artist- eller lisensavtale kan dette for eksempel være opphavsrettigheter, avtaleperiode eller royalties. Sett opp en konkret prioriteringsliste over disse punktene og reflekter over hvilke punkter du kan gi deg på, og hvilke punkter du mener er helt essensielle og i hvilken grad.

En slik prioriteringsliste vil da også, sammen med BATNA fortelle deg hva som er dine utgangsvilkår. Altså: Når er det som blir tilbudt av motpart så dårlig at det er mer attraktivt å avbryte forhandlingene.

Etter å ha gjennomført gode, og forholdsmessige forberedelser, er det på tide å gjennomføre selve forhandlingen. Hvordan forhandlingen foregår er forskjellig fra gang til gang. Noen ganger befinner vi oss i fysiske forhandlingsmøter, andre ganger skjer forhandlingene over telefon eller e-post. I musikkbransjen er det siste vanlig. Hva slags strategi, stil og forhandlingsteknikk du benytter avhenger av hvilken form forhandlingene foregår.

Over har vi gått inn på forhandlingsstrategi, som er viktig å identifisere i forberedelsesfasen. Neste steg er å se på forhandlingsstil og forskjellige forhandlingsteknikker og verktøy.

Forhandlingsstil

Hvilken forhandlingsstil du bruker avhenger ofte av personlighet og hva slags erfaring du innehar. Hva slags type sak du forhandler og hva strategien din er, er også momenter som kan være med å påvirke stilen.

Når det gjelder forhandlinger i yrkessammenheng snakker vi først og fremst om tre kategorier forhandlingsstil: Samarbeidsorientert, problemløsningsorientert og konkurranseorientert.

Forsøk å forbered deg på forskjellige scenarier, og gjenkjenn motparts stil og strategi underveis i forhandlingene. Da vil du lettere kunne møte argumentasjon og fremme egen måloppnåelse.

Forhandlingsteknikker og verktøy

Forhandlingsteknikk er de metoder og verktøy som kan brukes for å finne effektive og verdiskapende løsninger i selve forhandlingen. Hva slags kroppsspråk vi bruker, eller hvilke spørsmål vi stiller kan for eksempel være en forhandlingsteknikk.

Under følger eksempler på hva du bør ha tenkt igjennom og vurdert, og hvordan dette kan brukes i forhandlingen du skal inn i.

Utover det overnevnte er det viktig å gjøre seg kjent med forskjellige forhandlingsverktøy, og tenke gjennom hva slags verktøy du kan bli møtt med, og bruke selv.

Forhandlingsverktøy som ofte blir brukt deles inn i to kategorier; verbale og nonverbale verktøy. Her er noen eksempler:

Avslutningsfasen

Avslutningsfasen oppstår når forhandlingspartene har avklart sakens viktigste spørsmål, og har kommet frem til et resultat som oppfattes som akseptabelt av begge parter. Det er her viktig at du ser tilbake og vurderer resultatet opp mot målene og delmålene du satte deg i forberedelsesfasen. Vurder også resultatet i forhold til BATNA. Det er i tillegg viktig at resultatet av forhandlingen ikke kan bidra til å gi nye eller forsterkede konflikter.

• Lytt. Still gode og åpne spørsmål.

• Ha rett perspektiv. Prøv å forstå motparts verden – er det sannsynlig at han eller hun vil akseptere kravet forslaget? Hvordan vil reaksjonen være? Du må skape noe som er JA-mulig.

• Ikke undervurder følelser. Vi forhandler ikke med roboter. Alle har følelser, og det må anerkjennes.

• Ha selvinnsikt. Forskning viser at gode forhandlere ikke nødvendigvis er best på å være empatiske eller konkurrerende eller å være kreative. Det som gjør dem til gode forhandlere er at de er selvbevisste. Altså: De beskriver seg selv slik andre ville beskrevet dem. De vet hva de er gode på og hva de ikke er gode på.

• Evaluer og reflekter. For å bli en god forhandler kan det være nyttig å sette seg ned etter hver forhandling og reflektere rundt hva som gikk bra og hva som kunne gått bedre. Still deg selv spørsmålene: Hva gjorde jeg som bidro positivt til måloppnåelse, og hva kunne jeg gjort bedre?