En nøkkelrolle uten tydelige rammer

Monica og Lillian Santos Herberg har jobbet med konsert- og festivalproduksjon i mange år. De er medeiere og prosjektkoordinatorer i Upstage, som leverer produksjonstjenester til festivaler og arrangementer.

De har erfaring fra både små arrangementer og store festivalproduksjoner, og har fulgt prosjekter hele veien fra idé til avvikling. Selv om produksjonskoordinatoren sjelden er den som synes utad, er det ofte denne rollen som holder oversikten når detaljene blir mange.

— Vi jobber med planlegging og gjennomføring av alt det logistiske rundt arrangementet. Kort sagt er vi bindeleddet mellom artister, arrangør, teknikere, crew, frivillige, leverandører og offentlige instanser, og passer på at produksjonen flyter bra – fra planlegging til siste nedrigg. Du gir oss en idé og et budsjett, og så gjennomfører vi ideen din basert på budsjettet du gir oss, forteller Monica.

De er opptatt av å løfte frem hvor meningsfull og givende rollen faktisk er. Den er krevende og kompleks, men gir en dyp mestringsfølelse gjennom kontinuerlig problemløsning og ansvar. Å se måneders planlegging materialisere seg foran publikum, er noe helt eget.

Samtidig er de tydelige på at rollen ofte forstås for snevert.

En utydelig rolle

Når Monica og Lillian snakker om produksjonsrollen, kommer de raskt inn på språket som brukes i arrangementsfeltet. Begreper som produsent, produksjonsansvarlig, produksjonsassistent, festivalprodusent, produksjonskoordinator og prosjektansvarlig brukes ofte om hverandre.

Det gjør det vanskelig å vite hva rollen faktisk innebærer, og hvor omfattende den kan være.

— Det vi gjør på de forskjellige festivalene er jo vidt forskjellige ting. Det er et veldig tøyelig sekkebegrep, og det er nok derfor rollen ofte kan være vanskelig å plassere og budsjettere, mener Monica.

Én produksjon kan handle om å bygge opp alt fra bunnen av rundt én artist. En annen kan handle om å få mange parallelle behov til å fungere innenfor et festivalområde, der hvert valg påvirker både økonomi og logistikk.

— Produksjonsansvarlig forbindes ofte med scene og teknikk, mens resten av advance – hotell og transportlogistikk, backstage, bemanning, infrastruktur, leverandører, catering, frivillige, profilering, akkreditering og billett – ofte havner hos oss, i større eller mindre grad, sier Lillian.

I praksis kan rollen romme alt fra én til ti funksjoner, avhengig av festivalens behov. Nettopp derfor er det viktig at arrangører forsøker å definere hva de faktisk etterspør – hva som «puttes i sekken».

Tid, planlegging og rammer

En utbredt misforståelse handler om tidsbruk. Mange forbinder produksjonsrollen først og fremst med avviklingsdagene. I realiteten starter arbeidet ofte måneder i forveien, og overlapper med andre prosjekter store deler av året.

— Halvparten av disse tingene begynte vi å planlegge i januar, sier Monica.

Sommeren kan bestå av flere produksjoner som glir over i hverandre. Perioder som utenfra kan se rolige ut, er ofte fulle av planlegging for kommende arrangementer.

— Det er ganske vanlig at folk sier: «Men dere har jo to uker ledig der». Men selv om det ikke er en avvikling akkurat da, så sitter vi fremdeles midt i planleggingen av de tre neste festivalene. Prosjektene overlapper hele veien, sier Lillian.

«Noen»-rollen

Monica og Lillian beskriver produsentrollen som «noen»-rollen. Når noe mangler, ikke er avklart eller faller mellom to stoler, er det ofte «noen» som må ta det. Den rollen handler først og fremst om gjennomføring – å sørge for at planer faktisk skjer i praksis.

I større produksjoner jobber flere produsenter og koordinatorer side om side, ofte med ulike ansvarsområder. Festivaler er avhengige av at alle funksjoner spiller sammen.

Når rammene er uklare, kan arbeidsomfanget likevel vokse underveis. Da blir det ekstra viktig med tydelige forventninger og avklaringer.

Rolleavklaring i praksis

I større etablerte festivaler og helårsscener er rollestrukturene ofte tydeligere definert. Utfordringene oppstår gjerne når man utvider staben med innleide produksjonskoordinatorer eller prosjektansatte.

Mange norske festivaler opererer med små faste administrasjoner. Noen har kun en daglig leder eller festivalsjef fast ansatt, mens resten av teamet hyres inn etter behov. Det er en fleksibel og nødvendig modell. Men den forutsetter tydelige rollebeskrivelser.

I praksis kan festivalprodusent, produksjonsansvarlig og prosjektkoordinator være én og samme person. Andre steder kan to personer ha samme tittel, men helt ulike arbeidsområder.

For Monica og Lillian handler god rolleavklaring om å starte med noen grunnleggende spørsmål:

• Hva skal faktisk ligge i rollen?
• Hvor lang periode gjelder den?
• Hvor stort omfang har den?

Klarere rammer kan bidra til en mer samlet forståelse i bransjen – både for honorering og budsjettering. For festivaler som er avhengige av tilskudd, kan det også gjøre det lettere å synliggjøre produksjonsrollen tydeligere i søknadsbudsjetter, fremfor at arbeidet blir stående som egeninnsats eller kuttes når økonomien strammes inn.

En felles forståelse av hva rollen faktisk innebærer, kan på sikt også styrke hvordan den leses og vurderes av tilskuddsgivere.

Når kompetanse forsvinner ut av feltet

Når arbeidsmengde og rammer ikke står i forhold til hverandre over tid, får det konsekvenser.

— Enten blir folk utbrent, eller så har de ikke nok jobb til at det går rundt. Da forsvinner de ut, og feltet mister verdifull erfaring, sier Lillian.

Noen går videre til institusjoner med tydeligere strukturer. Andre forlater kulturfeltet helt.

— Det er jo ofte de som kjenner helheten. Som vet hvordan ting faktisk henger sammen i praksis. Når de forsvinner, mister man ikke bare folk, men kontinuitet og erfaring, sier Monica.

For dem handler dette om bærekraft, både økonomisk, menneskelig og faglig. Skal feltet utvikle seg videre, må produksjonsrollen tas på alvor som et eget fag.

Effekten av å komme tidlig inn

Når rollen er tydelig definert og planleggingen starter med realistiske forutsetninger, merkes det på flere nivåer.

— Glede. Lavere skuldre. Mindre stress, sier Lillian og ler.

Bedre planlegging gir mer effektive avtaler, mer kostnadseffektiv gjennomføring og bedre arbeidsforhold for alle involverte.

— Dette fordrer gjerne at arrangøren setter seg inn i hva som faktisk kreves tidsmessig av jobben de ønsker utført. Det mest stressende er å bli koblet på for sent, slik at alt blir en kamp mot klokken. Da forsvinner muligheten til å gjøre gode avtaler i god tid, og man ender ofte med dyrere og dårligere løsninger. Å hente inn noen tidlig betyr ikke nødvendigvis høyere kostnader – det betyr de samme timene fordelt over en forsvarlig periode, med bedre avtaler og mer kostnadseffektiv gjennomføring, sier Monica.

Avslutningsvis understreker de at dette ikke handler om luksus eller overbemanning. Det handler om å erkjenne at god gjennomføring er et eget fag, og at det lønner seg å ta det på alvor tidlig i prosessen.