Slik holder du oversikt over søknadsarbeidet
Av Tord Litleskare
|
God struktur gjør det enklere å jobbe målrettet med søknader over tid.
Foto: Christin Hume / Unsplash
Fem grep for bedre struktur og mindre stress.
Søknadsarbeid blir fort uoversiktlig hvis du starter på nytt hver gang. Mange bruker mye tid på å lete etter gamle tekster, vedlegg og frister, og ender med å gjøre samme jobb flere ganger. Ofte er det ikke selve skrivingen som er problemet, men mangelen på et system som gir oversikt og kontinuitet.
Kulturkonsulent og prosjektleder Cathrine Solheim har jobbet med søknadsarbeid for artister, organisasjoner og kulturprosjekter i mange år. En stor del av kompetansen hennes er utviklet gjennom omfattende søknads- og finansieringsarbeid i SOS-barnebyer Norge, blant annet mot ordninger fra UD, Norad og EU. Metodene hun deler her brukes i dag aktivt i frivillig kulturarbeid og festivalprosjekter som Senja Barnefestival, Lyst heile natta - LIVE! og Ungdomslaget LIV Vonheim.
Felles for disse prosjektene er behovet for struktur over tid - og nettopp derfor er systemet like viktig som selve formuleringene i en søknad.
Cathrine Solheim er kulturkonsulent og prosjektleder med lang erfaring fra søknadsarbeid for kulturprosjekter og frivillig sektor.
Foto: Camilla Solheim
Cathrine Solheims system for søknadsarbeid
-
Jeg bruker alltid en mastertekst som fungerer som et levende dokument. Den oppdateres fortløpende når nye prosjekter, erfaringer eller formuleringer dukker opp.
Masterteksten er aldri ferdig, men gir et stabilt utgangspunkt som gjør det lettere å komme i gang med nye søknader.
-
Alle søknader loggføres i egne Numbers-dokumenter. De er organisert etter prosjekt, organisasjon eller artist, og viser hvor og når det er søkt, samt status.
Det gir god kontroll over både aktive og tidligere søknader - og hindrer dobbeltarbeid.
-
Jeg går tidlig inn i søknadsskjemaene for å se hva som faktisk etterspørres. Mange ordninger har omfattende spørsmål som krever mer tid enn man tror.
Frister noteres både digitalt og i en stor fysisk almanakk, slik at de er synlige i hverdagen.
-
Alle vedlegg lagres i Dropbox, strukturert etter prosjekt og år.
Hvert prosjekt har egne mapper for søknader, økonomi og tilsagn. Da er det enkelt å finne riktig dokumentasjon igjen - også flere år senere. Jeg bruker også søkefunksjonen på Mac-en mye.
-
Jeg har oversikt over hvilke ordninger som vektlegger hva, og tilpasser teksten deretter.
Tekst kan gjenbrukes, men språk, prioriteringer og fokus justeres alltid. Da oppleves søknaden relevant og presis - ikke som en standardmal.
Et godt system gir oversikt, men det er også viktig å vite hva og når du kan søke.
På Musikkontoret.no har vi samlet en løpende oppdatert oversikt over tilskuddsordninger og frister, som kan hjelpe deg å planlegge søknadsarbeidet mer målrettet gjennom året.
Relatert innhold
Tilskuddsordninger når du er over 67 år
Mange tilskuddsordninger er rettet mot unge, men de fleste profesjonelle ordningene har ingen øvre aldersgrense. Her får du en oversikt over mulighetene når du er over 67 år...
Slik bruker du IKKE kunstig intelligens i søknadsskrivingen din
Søknadsskriving
Budsjett, prosjektbeskrivelse og rapportering.