Tillatelse til å avholde arrangement

Har du funnet det perfekte stedet for en konsert, men er usikker på om du har lov til å arrangere der? Hvis lokalet ikke allerede har godkjent tillatelse, eller du skal bruke et uvanlig sted – må du som arrangør sørge for å overholde meldeplikt og skaffe nødvendige tillatelser.

Mange festivaler og arrangementer i Norge starter nettopp med tanken: «Her skulle det vært en festival». Derfor finner vi arrangementer på vidda, i naust, skur, nedoverbakker og på øyer – steder som krever litt ekstra planlegging og dialog med kommunen.

Denne guiden, utviklet av Norske Kulturarrangører (NKA), hjelper deg å finne ut hvilke tillatelser du må ha for å kunne gjennomføre arrangementet på drømmelokasjonen – enten det er i naturen eller i et eksisterende lokale.

Det er selvsagt viktig at du avklarer leie av lokale eller område med den som eier stedet.

I dialogen rundt dette vil det være naturlig å finne ut om lokalet allerede er godkjent som forsamlingslokale og hva som er godkjent publikumskapasitet.

Alle arrangementer på offentlig sted, eller som er allment tilgjengelig og kan medføre ordensproblemer skal meldes til politiet i god tid før arrangementsdato (senest 14 dager i forkant).

Større arrangementer «som åpenbart vil medføre behov for betydelige ferdselsreguleringer eller vakthold» er søknadspliktige.

Brannvesenet er selvsagt spesielt opptatt av å forebygge brann, men har også ansvar for generell personsikkerhet.

Dersom arrangementet vil kunne påvirke brann- eller personsikkerheten i et lokale eller på et område skal det meldes til det lokale Brannvesenet.

Noen grunner til meldeplikt kan være:

For å kunne skjenke alkohol trengs det en bevilling (tillatelse) fra det offentlige.

Både politi og brannvesen kan kreve å få fremlagt skjenkebevillingen, dersom det skal serveres alkohol på arrangementet.

Det finnes i hovedsak tre ulike typer skjenkebevillinger.

Det er kommunen som innvilger skjenkebevillinger.

I tillegg til å sende inn mye av den samme dokumentasjonen som politiet og brannvesenet krever, skal det oppgis navn og personnummer på skjenkestyrer/skjenkeansvarlig og en stedfortreder. Begge disse må være over 20 år. Styrer/skjenkeansvarlig er ansvarlig for at skjenkingen foregår i overensstemmelse med alkoholloven og bestemmelser i denne.

Messer og festivaler som selger mat skal i utgangspunktet melde fra om dette til Mattilsynet. Unntak er foreninger eller lignende som selger frukt og grønt, kaker, pølser, is, brus, steker vafler eller eksempelvis griller ferdigtilberedte hamburgere, ved et kortvarig lokalt arrangement.

Skillet mellom hvorvidt en er meldepliktig eller ikke kan synes noe uklart. Ta derfor gjerne kontakt med Mattilsynet for å forklare ditt arrangement og få avklart om dere er meldepliktige eller ikke.

Søknad eller melding om arrangement til offentlige myndigheter bør inneholde:

Kulturkontoret i arrangørkommunen vil ha oversikt over eventuelle lokale regler du må forholde deg til.

• Sjekk tidlig om stedet du ønsker å bruke allerede har godkjennelse til arrangement.
• Ta kontakt med kommunen for å avklare meldeplikt og nødvendige tillatelser.
• Vær oppmerksom på krav til sikkerhet, lydnivå, hygiene og tilgjengelighet.
• Planlegg tidlig – mange søknader må sendes inn flere uker i forveien.
• Dokumenter alt skriftlig, slik at du står støtt dersom det oppstår spørsmål i etterkant.