På den andre siden av søknadsbunken

Sindre Sætre har ansvar for det profesjonelle musikkfeltet i Bergen kommune.

Han leser alt av søknader om tilskudd fra musikere, arrangører og andre aktører i byen - og saksbehandler disse, for å gi en innstilling til byråden eller kommunaldirektøren om hvem som skal få tilskudd.

— Jeg er heldig å få sitte i en fagavdeling sammensatt av rådgivere med sterk faglig integritet og kompetanse, forteller Sætre.

Innlevelse og engasjement

Når de kvalitetsmessige kravene til søknaden er dekket, handler mye om formidling av prosjektet og det å skille seg ut i konkurranse med gode søknader. Sætre mener søkeren kan se for seg at hen er på en fest og skal fortelle en venn om prosjektet det jobbes med.

— Prøv å fortelle den historien med den innlevelsen du sitter med. For dette er et prosjekt du brenner for, som du tenker er helt genialt og som fortjener sin plass av den og den grunn.

Han minner også om at når en skal fortelle denne historien, så bør en huske på at søknaden kommer til en person som skal kunne forstå og sette seg inn i prosjektet og hva du ønsker å oppnå, og som også har kompetansen til dette:

— Siden vi som leser ofte har god kjennskap til feltene så trenger du ikke å være for banal når du skriver. Ikke bruk tid på å forklare hva sjangeren er dersom det ikke er helt nødvendig, men bruk for eksempel heller mer tid på å skrive om den kunstneriske prosessen.

Ikke alle er like gode på å skrive og få ned disse tankene på papiret. Det er noe Sætre anerkjenner. Hans anbefaling er å få hjelp til å lese over søknader, og kanskje til og med få andre til å skrive.

Han forteller at det er mange søkere som er representert av et management eller andre produsenter, og at det er helt i orden for Bergen kommune om andre har hovedansvar for søknaden dersom det gir et bedre resultat.

Gjennomføringsevne

Du nevnte så vidt urealistiske og mangelfulle budsjetter. Hva er den vanligste «feilen» du ser hos søkere som får avslag?

— Det koker veldig ofte ned til det vi kaller gjennomføringsevnen. Altså hvor sannsynlig er det at søker kan klare å gjennomføre planene som beskrevet og slik prosjektet er bygget opp.

Han trekker frem et eksempel hvor en søker kan ha et prosjekt med budsjett på 100.000 kroner, og på inntektssiden legger opp til å bruke 10.000 fra egen lomme og søke Bergen kommune om støtte til de resterende 90.000.

— Så sitter jeg kanskje i en situasjon hvor det er mange gode søknader som jeg har lyst til å innstille, og jeg kan ikke innstille 90.000 til dette prosjektet. Det kan også være vanskelig å forsvare behovet hvis det er mange som klarer seg med mindre og gjør akkurat det samme.

Da må han vurdere hvor gjennomtenkt prosjektet er, og hvordan det kan klare seg hvis søkeren kun får 20.000 i støtte fra Bergen kommune. Det vil da være et underskudd på 70.000 i prosjektet som søker ikke har vist hvordan en skal dekke inn.*

* Sætre påpeker at eksempelet er overdrevet for poengets skyld, og at normal praksis hos kommunen uansett er at en kan gi tilskudd opp til ⅓ av budsjettet.

Andre finansieringsmuligheter

Siden det er begrensede midler, også i Bergen kommune, er det alltid ønskelig at søkerne også undersøker andre muligheter for finansiering, enten det er gjennom ordninger hos Kulturrådet eller Fond for utøvende kunstnere, stipender og legater, eller gjennom egeninntekt og sponsormidler.

— Det kan være mange muligheter. Selvfølgelig: Det er jo vanskelig å få inn midler der også, men i et godt og gjennomtenkt prosjekt bør du ha tenkt igjennom det og undersøkt den type muligheter, mener Sætre.

Han ser en klar tendens til at det er jobbet mye med å kartlegge utgifter, for eksempel i forbindelse med en turné, men at det ikke er jobbet på langt nær like godt med å vise frem inntektssiden. Der ligger det et forbedringspotensial.

Bygg tillit gjennom rapportene

Hvordan opplever du at rapportene dere får inn etter gjennomført prosjekt treffer på forventningene?

— Stort sett er rapportene ganske bra. Vi stiller noen krav der også: Du må levere et regnskap som viser hva du har brukt pengene til, og skrive inn hva resultatet ble og hva det har betydd for deg rent kunstnerisk. Folk er stort sett flinke til å skrive utfyllende der.

Rapporteringen kan få noe å si for hvor seriøs søkeren oppfattes ved senere søknadsrunder. Ofte er det de samme navnene som går igjen og saksbehandlere skal ha tillit til at midlene går til det de er søkt til.

— Så lenge du har gjennomført og kan vise til at pengene er brukt til formålet som beskrevet i søknaden så trenger du ikke å bruke dager på å skrive denne rapporten. Men det er klart: Hvis du leverer en kjempegod søknad og har vanvittige ambisjoner for både seg selv og prosjektet, og så kommer ikke dette frem i sluttrapporten, da lurer man jo litt på hvor mye arbeid som har vært lagt ned i prosjektet. Eller om det bare var store ord. Det er litt sånne vurderinger vi sitter med, og sånn ville vel alle tenkt.

En av de største feiloppfatningene Sætre opplever når det kommer til tilskudd er at mange tror ordningene er rettighetsbasert.

— Misoppfatningen er at dersom du har levert en søknad som er innenfor kriteriene for ordningen så får du et tilskudd. Slik er det dessverre ikke. Vi får inn mange søknader i hver runde, og det er hard konkurranse mellom mange gode søkere. Da er det ulike prioriteringer og vurderinger som må gjøres.

Bergen kommune gir, ifølge Sætre, avslag til veldig mange gode prosjekter, som er kvalifiserte og som kunne fått tilskudd.

— Akkurat hva som blir tungen på vektskålen er ofte vanskelig å si, det er mye som spiller inn. Vi har jo også et forvaltningsansvar for å se hele bredden, alle sjangre og fordele midlene utover. Det er et puslespill hver gang. Og da er det dessverre noen som faller igjennom.

«Kniving» mellom fagrådgiverne

For enkelte ordninger som går på tvers av fagfelt, som kommunens stipendordninger, kommer det en ekstra faktor inn i vurderingen.

Da skal nemlig søknader fra musikkfeltet vurderes opp mot søkere på eksempelvis det visuelle feltet, eller scenekunstfeltet. Da gjør de som har hovedansvar for feltene sine vurderinger på hver sin kant og så møtes de for å veie søknadene opp mot hverandre. Da kan det bli litt «kniving» mellom fagrådgiverne for sine felt og aktørene som er i de ulike feltene, forteller Sætre.